Lean Manufacturing 10

PPS: Resolución práctica de problemas mediante el lean manufacturing

Herramientas Lean Manufacturing | 4 Comentarios

En este post te voy a hablar del PPS (practical problem solving) , una herramienta lean manufacturing para resolver los problemas que puedan surgir en el proceso de producción y que no dejan avanzar la producción correctamente.

Veremos cómo aplicar el pps paso a paso, fase por pase.

pps resolucion practica de problemas

¿Qué es el PPS?

El PPS, es el acrónimo de su término en inglés «practical problem solving», lo que en español se traduce como resolución práctica de problemas .

La resolución práctica de problemas o PPS es una metodología de 8 pasos, probada y verificada por Toyota hace años. El sistema es estructurado, pero lo suficientemente simple y práctico como para tratar problemas desde la más pequeña naturaleza, hasta los temas más complejos.

El uso de una manera fundamental y estratégica para resolver problemas crea consistencia dentro de una empresa, ya que cuando basas los resultados en hechos, experiencias y sentido común, los resultados se forman de una manera racional y sostenible.

Los 8 pasos para aplicar el PPS o resolución práctica de problemas

Para la aplicación del PPS en la resolución de cualquier problema, se siguen los siguientes pasos:

  • Clarificar el problema
  • Desglosar el problema
  • Establecer el objetivo
  • Analizar la causa raíz
  • Desarrollar contramedidas
  • Implementar contramedidas
  • Monitorizar los resultados y procesos
  • Estandarizar y compartir el éxito

Los ocho pasos para la resolución práctica de problemas están incluidos en el ciclo PDCA: Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar. Los pasos del uno al cinco están en la fase de planificar. El hacer se encuentra en el paso seis. El séptimo paso es la comprobación. El octavo paso implica la interpretación de los resultados del nuevo estándar.

La resolución práctica de problemas puede ser una herramienta muy poderosa para los problemas que pueden surgir en una empresa. Permite  tener una comprensión común del problema en sí y los pasos que se van a dar para superar el problema de la manera más eficiente posible.

Vamos a explicar con más detalle cada uno de los pasos.

Paso 1: Clarificar el problema

Un problema puede ocurrir dentro de estos tres escenarios:

  • Cualquier cosa que se desvía del estándar, como por ejemplo un lote de productos defectuosos.
  • Cuando hay una gran diferencia entre el estado real y el estado deseado, como por ejemplo, cuando la producción no avanza lo que debería.
  • El tercero es una necesidad del cliente no satisfecha, como puede ser el no cumplimiento del plazo de entrega.

Para aclarar mejor el problema, tienes que ver el problema con tus propios ojos . Esto te dará los detalles y la experiencia práctica que te permitirá entender el problema.

Paso 2: Desglosar el problema

Una vez que se ha visto el problema de primera mano, hay que empezar a dividir el problema en problemas más detallados y específicos.

Recuerda que mientras que descompones el problema, todavía necesitas volver a comprobar esos problemas individuales más pequeños con tus propios ojos.

Éste es también un buen momento para estudiar y analizar las diferentes entradas y salidas del proceso para poder priorizar los esfuerzos de manera efectiva. Es mucho más efectivo controlar y resolver muchos microproblemas uno a uno, en lugar de tratar de resolver un gran problema sin ninguna dirección.

Paso 3: Establecer el objetivo

El tercer paso se trata sobre todo de compromiso y enfoque.

Ahora tu atención debe centrarse en lo que se necesita para completar el proyecto y cuánto tiempo te llevará terminarlo.

Debes establecer objetivos que sean desafiantes, pero dentro de los límites y no poner una presión en la empesa que obstaculizaría el proceso de mejora.

Paso 4: Analizar la causa raíz

Este es un paso vital en la resolución de problemas, porque te ayudará a identificar los factores reales que causaron el problema en primer lugar.

La mayoría de las veces, hay múltiples causas de raíz para analizar. Asegúrate de que estás considerando todas las posibles causas de raíz y de que las estás abordando adecuadamente.

Un análisis de causa raíz adecuado, de nuevo implica que compruebes la causa tú mismo, en lugar de simplemente confiar en los informes.

Paso 5: Desarrollar contramedidas

Una vez que se han establecido las causas raíz de cada problema, puedes usar esa información para desarrollar las contramedidas necesarias para eliminarlas y solucionarlas.

Tu equipo debe desarrollar tantas contramedidas necesarias para abordar directamente todas y cada una de las causas fundamentales.

Una vez que hayas desarrollado las contramedidas, se puede comenzar a convertir en medidas más prácticas, para que su implementación en la empresa sea viable y efectiva.

Paso 6: Implementar contramedidas

Una vez establecidas las contramedidas y preparadas para su implementación de forma práctica, es momento de empezar a implementarlas.

La comunicación es extremadamente importante en esta fase de la aplicación del pps.

Debes seguir buscando ideas junto con tu equipo y continuar trabajando a través del ciclo PDCA para asegurarte de que nada se pierde por el camino. Considera la posibilidad de implementar una contramedida a la vez para monitorear la efectividad de cada uno.

Seguramente se cometerán errores en todos sus procesos de resolución de problemas, por eso aquí la persistencia juega un papel muy importante

Paso 7: Monitorizar los resultados y procesos

Como los errores ocurren y las contramedidas fallan, necesitas un sistema para revisarlas y modificarlas para obtener el resultado deseado.

También puedes determinar si el resultado deseado fue el resultado de la acción de la contramedida, o si fue sólo una casualidad. Siempre hay espacio para la mejora en el proceso de resolución de problemas, pero necesitas ser capaz de reconocerlo que a veces las cosas suceden sin esperarlo.

Paso 8: Estandarizar y compartir el éxito

Ahora que has tenido éxito en la aplicación del pps, debes establecer los nuevos procesos corregido como el nuevo estándar dentro de la empresa y compartirlos en toda la organización.

Una vez resueltos los problemas más importantes mediante la aplicación de esta herramienta lean manufacturing llamada PPS, tienes un nuevo punto de partida para seguir mejorando, siguiendo la filosofía de la mejora continua .

4 Comentarios

Ronel Segura

Muy buen artículo sobre este tema, mucho mas claro que otros que leí. Gracias

Marco Navarrete

¿El PPS es lo mismo que el 8D’s?

David

Hola! No es lo mismo. En las 8 disciplinas se siguen otros pasos distintos

Andres

Buen día Marco es lo mismo solo siguen otra estructura. en cada uno de los métodos la clave esta en el dominio individual de cada una de las herramientas por separado y en su seguimiento según la estructura.

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¿Qué problemas puede resolver el Lean Six Sigma?

Por: Conexión Esan el 08 Agosto 2019

lean problem solving en que situaciones puede aplicarse

El Lean Six Sigma es una metodología orientada a la logística y cadena de suministro que busca disminuir la variabilidad de procesos, dando prioridad a lo que los clientes piden. Para ello, utiliza varias herramientas para resolver todos los problemas relacionados a los factores que dificulten que un producto no cumpla con los requerimientos asignados. Así, elimina los defectos en las entregas finales.

José Luis Giménez, docente del Diploma Internacional en Lean Supply Chain & Logistics Management de ESAN , define en qué consiste esta metodología. "El Lean Six Sigma es un enfoque integrado que busca la sinergia entre dos estrategias exitosas: lean , cuyo objetivo primordial es la búsqueda de la eficiencia, y Six Sigma, cuyo objetivo central es la reducción de la variabilidad en los procesos llevados a cabo por una compañía". Algunos de los problemas principales que resuelve son los siguientes:

  • Inconvenientes relacionados al tiempo de transporte para el usuario final . Por ejemplo, delivery, entregas en el punto de venta, etc.
  • Riesgos de calidad , como no cumplir con las especificaciones de material o proceso de producción del producto. Para ello se concentran más trabajadores en velar por este aspecto desde un inicio.
  • Riesgos de falta de proveedores . Algunas veces son los mismos proveedores los que realizan la entrega (tercerización final). Por ello es importante realizar una coordinación eficaz con ellos en todo momento.
  • Problemas internos. La logística es todo un proceso que requiere la participación de diversas áreas dentro de la organización. El Six Sigma se centra en propuestas de liderazgo y acción para prever cualquier descoordinación.

"El Lean Six Sigma busca la constancia en la forma de llevar a cabo los procesos, asegurándose la calidad y conformidad a las especificaciones de los productos finales", señala Giménez. "Permite a las empresas organizar sus procesos de forma eficiente, creando elementos diferenciadores para la satisfacción de los clientes". Para resolver cualquier tipo de problema en los procesos, se basa en cinco pilares:

  • Define la meta de un proyecto logístico y los requerimientos que el cliente tiene al respecto.
  • Mide todas las probabilidades o variables que pueda tener este proceso para especificar cuál sería el rendimiento futuro.
  • Si existen variaciones que puedan poner en peligro los procedimientos, analiza y determina todas ellas y las posibles soluciones.
  • Elimina, cambia o mejora las causas de las variaciones a través de métodos como implementación de maquinarias, nuevos productos, suma de profesionales encargados, etc.

A través de las mejoras o cambios hechos anteriormente, se establece un mecanismo de control de rendimiento para prevenir cualquier problema en procesos próximos y similares.

Una herramienta complementaria para el Lean Six Sigma es el value stream mapping (mapa de flujo de valor). Está enfocada a analizar flujos de datos y materiales del proceso de producción para eliminar problemas que impidan entregar un buen producto. Para implementarla, se dibuja un mapa de flujo de valor colocando cada etapa de un proceso de producción.

Luego, en cada fase, se analiza la información requerida según el cliente. Después se identifica todo lo que no aporte valor para él y se elimina del mapa. Por último, se implementan acciones para mejorar el proceso con el objetivo de establecer un mapa definido sin estos desechos logísticos.

El Six Sigma es una buena estrategia de negocios dentro de la cadena de suministro, pero aplicable en otro tipo de áreas. Al identificar y eliminar defectos en la producción, se enfoca en la calidad de lo que la empresa brinda, por lo que aumenta su reputación y credibilidad no solo ante clientes, sino también ante socios e inversores.

Si quieres saber más sobre este tema, participa del Diploma Internacional en Lean Supply Chain & Logistics Management de ESAN .

Fuentes: Entrevista a José Luis Giménez, docente del Diploma Internacional en Lean Supply Chain & Logistics Management de ESAN.

Six Sigma. "Six Sigma Resuelve Problemas con una Solución Desconocida" .

Creativa Consulting. "¿Cómo solucionar problemas con lean sig sigma?" .

Sinnaps. "Lean Six Sigma" .

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Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más. ¡Conéctate con los expertos de ESAN y aumenta tu conocimiento en los negocios!

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Qué es la metodología Lean y cómo implementarla con éxito

Escrito por Jessica González

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Metodología Lean

Cada vez es más importante para las empresas buscar formas de ser más productivas y lograr una mayor competitividad; de ahí que la metodología Lean se haya popularizado debido a su eficacia en la mejora de la eficiencia operativa. 

Esta metodología se basa en la eliminación de actividades y procesos que no agregan valor, lo que conduce a una reducción de costos y ahorro de tiempo. Además, promueve una cultura de mejora continua, alentando a los empleados a identificar y resolver problemas en el lugar de trabajo.

Qué es la metodología Lean

  • 9 componentes de la metodología Lean
  • Cómo implementar la metodología Lean en tu organización

lean problem solving en que situaciones puede aplicarse

Un motivo fundamental para la creciente adopción de esta es su enfoque en la satisfacción del cliente, lo cual contribuye al éxito de cualquier tipo de negocio. Aquí sabrás qué es y te diré cómo puedes implementarla en tu organización.

La metodología Lean es un enfoque de gestión centrado eliminar el desperdicio y actividades que no generan valor para optimizar la eficiencia en los procesos de una empresa. Buscar entregar el máximo valor al cliente con recursos mínimos, aumentar la productividad, reducir costos, agilizar ciclos y mejorar la calidad.

Para lograr el enfoque Lean es necesario identificar y eliminar actividades y procesos que no añaden valor, como los tiempos de espera, movimientos innecesarios, sobreproducción y defectos . Además, busca la mejora continua y la participación de los trabajadores, quienes deben ubicar posibles problemas en sus áreas para hallar una resolución.

Ganó un amplio reconocimiento porque, en el inicio, se aplicó en los sistemas de producción en empresas de tecnología y automotriz. La metodología Lean se ha aplicado con éxito en una amplia variedad de industrias y organizaciones, desde la manufactura hasta los servicios y la atención médica, con el objetivo de optimizar los procesos, eliminar lo que sobra y mejorar la satisfacción de la clientela. 

9 componentes de la metodología Lean 

Se basa en varios componentes fundamentales que trabajan juntos para lograr una gestión eficiente y la entrega de valor al cliente. 

1. Eliminación del desperdicio (Muda)

Uno de los conceptos centrales de Lean es la identificación y eliminación del desperdicio, que se refiere a cualquier actividad que no añade valor al producto o servicio.

Existen siete tipos de desperdicio:

  • Sobreproducción
  • Tiempo de espera
  • Transporte poco ágil
  • Procesamiento inadecuado
  • Inventario excesivo
  • Movimientos innecesarios
  • Defectos 

2. Just In Time (JIT)

Este principio implica producir o entregar productos o servicios justo en el momento en que se necesitan, ni antes ni después, con la intención de reducir el inventario, minimizar el costo de almacenamiento y permitir una respuesta más rápida a la demanda del cliente.

3. Flujo continuo

En lugar de producir en lotes o bloques, promueve un flujo continuo de trabajo a través del proceso, lo cual implica eliminar los cuellos de botella y optimizar la secuencia de trabajo para minimizar los tiempos de espera y movimientos innecesarios. Cabe resaltar que un flujo continuo es decisivo para mejorar la eficiencia y la velocidad de producción.

4. Producción a demanda del cliente

Se centra en producir lo que el cliente necesita, cuando lo necesita. Esto evita la sobreproducción y asegura que los productos o servicios se ajusten a las demandas reales del mercado.

5. Calidad en la fuente

La calidad también es un componente esencial, ya que promueve la detección y corrección de los defectos en el lugar de origen, con la finalidad de evitar que estos pasen a la siguiente fase del proceso; así se reducen los costos de retrabajo y se mejora la calidad final del producto.

6. Participación de los empleados

Este es uno de los componentes más relevantes, ya que se debe fomentar la implicación activa de los empleados en la mejora continua. Así, los trabajadores son alentados a identificar y resolver problemas, aportando su experiencia y conocimientos para hacer que los procesos sean más eficientes y efectivos.

7. Estandarización de procesos

La estandarización implica crear procedimientos conforme a pasos predefinidos, que se siguen de manera consistente, con el fin de garantizar que todos comprendan y sigan los mejores métodos. Este aspecto contribuye a la eficiencia y la calidad.

8. Poka-yoke (a prueba de errores)

Este concepto implica el diseño de procesos y productos de manera que sea casi imposible cometer errores. Se utilizan ciertos dispositivos y técnicas para prevenir o detectar errores antes de que se conviertan en problemas costosos.

9. Mejora continua ( Kaizen )

Kaizen es la filosofía de mejora continua en Lean. Implica la búsqueda constante de formas de hacer las cosas mejor, más rápido y de manera más eficiente. 

Cómo implementar la metodología Lean en tu organización 

1. comprende los principios lean.

Me gusta destacar este primer punto porque la metodología es bastante accesible en cuanto a los componentes que la respaldan, pero sí es importante que te familiarices con sus principios antes de comenzar cualquier implementación. Estos principios incluyen los elementos que te mencioné con anterioridad. En concreto, son:

  • Generar valor.
  • Comprender a fondo la cadena de valor.
  • Fomentar el flujo de materiales y productos.
  • Mantener una producción JIT.
  • Buscar contantemente la perfección.

Video de P2P Investigación e Innovación

Tómate un tiempo para conocer, dominar y asimilar estos conceptos; así tendrás una base sólida para su implementación exitosa. 

2. Forma un equipo de implementación

Selecciona un equipo de implementación de Lean compuesto por miembros de diferentes áreas de la organización, ya que la diversidad de perspectivas es clave para identificar las oportunidades de mejora en todos los procesos .

Asegúrate que todos los implementadores se documenten con los materiales sobre la metodología, por ejemplo, con el libro de Jeffrey K. Liker,  The Toyota Way , que para mí ha sido un documento imprescindible para los equipos base.

Es fundamental que designes a un líder de proyecto que sea apasionado y domine este marco. Como indica Luis Socconini, CEO y fundador de LSSI,  debe haber un equipo guía que se forme en las empresas, que haya un entrenamiento y de ahí derive un plan; posteriormente, se podrá hacer un proyecto piloto para ver las necesidades específicas a cubrir.  

3. Identifica y elimina el desperdicio

Un antiguo proverbio chino dice que «el mejor tiempo para plantar un árbol fue hace veinte años. El segundo mejor tiempo es ahora». Me encanta esta frase porque el mejor momento de hacer las cosas es ahora y en el caso de Lean aplica muy bien. 

Para este paso necesitas realizar un análisis detallado de los procesos actuales para identificar el desperdicio en todas sus formas. Una vez identificado el desperdicio, puedes establecer un plan para eliminarlo o reducirlo de manera significativa.

Según la consultora McKinsey hay empresas que logran liberar el 20 % de su capacidad y disminuir tiempos de recorridos en un 40 %  gracias a esta metodología.  

4. Implementa un flujo continuo

En este caso debes buscar la forma de establecer un flujo continuo de trabajo a lo largo de tus procesos. Esto implica eliminar los cuellos de botella, optimizar la secuencia de trabajo y minimizar los tiempos de espera y movimientos no fundamentales.

El flujo continuo mejora la eficiencia y acelera la producción. El Lean Enterprise Research Centre  menciona que solo el 5 % de las actividades empresariales generan un valor auténtico; el 60 %, no tienen un aporte concreto y 35 % solamente son básicas. De ahí que Lean es la clave para convertirse en una marca que brinde valor de verdad.

5. Adopta la producción Just In Time

El principio Just In Time (JIT) implica producir o entregar productos o servicios justo en el momento en que se necesitan. Esto reduce el inventario, minimiza el costo de almacenamiento y permite una respuesta más rápida a la demanda del cliente.

Asegúrate de que tus procesos estén sincronizados con la demanda real, ya que las compañías que implementan Lean han reducido costos hasta en un 30 % , según el Instituto Mexicano de la Competitividad.

6. Fomenta la calidad en la fuente

La calidad en la fuente implica la detección y corrección de defectos en el lugar donde se originan. Es fundamental que capacites a tus empleados para que sean responsables de la calidad y proporciónales las herramientas necesarias para prevenir defectos.

Es importante fomentar este tipo de prácticas para el éxito de la metodología; por ejemplo, Eugenio Sánchez-Ramade, CEO de ESPIREA , comenta que la sostenibilidad es un efecto de las prácticas Lean, gracias a la mejora continua.

7. Involucra a los trabajadores y fomenta la mejora continua

Siguiendo con el tema de la mejora, en todos los casos en los que me he involucrado en la implementación de esta metodología, la participación activa de los empleados ha sido esencial . Por eso, debes involucrarlos en la identificación y resolución de problemas, lo que fomentará una cultura de mejora continua donde se busquen todo el tiempo más oportunidades para optimizar los diversos aspectos de la organización. 

Ten en cuenta que hay estadísticas que indican que este enfoque te ayuda a  reducir entre el 25 y el 50 % los defectos de calidad , gracias a que todos los colaboradores están comprometidos con este.

8. Establece procedimientos estandarizados

Recuerda este consejo porque ha ayudado a muchas empresas en las que he sido testigo del éxito de Lean: debes crear procedimientos estandarizados que se sigan de manera consistente en toda la organización.

Ricardo Forcano , responsable global de Ingeniería y Organización en BBVA, lo resume de una gran manera al decir que «este viaje no tiene un final, sino que seguirá prolongándose hacia el futuro, y lo importante es incorporar los aprendizajes a la organización».

9. Haz un seguimiento y mide el progreso

Establece métricas clave de desempeño (KPI) para medir el progreso en la implementación de Lean, pues así podrás realizar un seguimiento constante y evaluar los resultados. Asegúrate de que tu equipo de implementación esté comprometido con la mejora continua y esté dispuesto a ajustar las estrategias según sea necesario.

Claudia Valdés Muñoz, gerente general de BBSC , señala que su mejor consejo para quienes sienten que los problemas en su organización son insalvables es «pensar estratégicamente e incorporar todas las herramientas y metodologías que puedan ayudarles a adaptarse rápidamente a los cambios».

10. Celebra los éxitos y aprende de los errores

Finalmente, es importante reconocer y celebrar los logros obtenidos a medida que avanzas en la implementación. Además, aprende de los errores y desafíos que enfrentas porque aplicarla es un proceso continuo y cada experiencia es una oportunidad para mejorar , como decía Winston Churchill «el éxito es aprender a ir de fracaso en fracaso sin desesperarse».

Además, Lean promueve una cultura de mejora continua, donde la búsqueda constante de la excelencia y la eliminación de ineficiencias son fundamentales para el éxito organizacional.

Ahora ya sabes cómo puedes implementar la metodología Lean en tu organización. No dudes e inicia ahora con esta transformación. A medida que te sumerjas en el mundo ágil, recuerda que la perseverancia y la dedicación son básicos para el éxito a largo plazo. 

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Publicado originalmente el 09 de noviembre de 2023, actualizado el 09 de noviembre de 2023

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Metodología Lean: ¿qué es y cómo aplicarla en tu negocio?

La metodología Lean consiste en mejorar todos los procesos en la creación, puesta en marcha y desarrollo de una empresa. ¡Descubre más!

Hotmart

21/06/2022 | Por Hotmart

Qué aprenderás en este post

Crear una empresa de éxito es el sueño de cualquier emprendedor . Esto es algo que puede decirse y escucharse muy fácilmente, pero lo cierto es que materializar una idea de negocio y lograr que sea exitosa es algo que no se logra de la noche a la mañana; se necesita tiempo, inversión y personas capacitadas para hacerlo posible.

Pero, ¿qué pasaría si te dijéramos que hemos encontrado un método que te ayudará a crear un negocio exitoso en menos tiempo y con menos inversión?

Sí, en este texto te presentaremos la metodología lean, un método basado en la experimentación que puede ayudarte a materializar esa idea que te ronda la cabeza en un contexto mucho más seguro, rápido y económico. ¡Allá vamos!

¿Qué es la metodología Lean?

La metodología lean, o también conocida como enfoque lean startup, consiste en mejorar todos los procesos en la creación, puesta en marcha y desarrollo de una empresa.

Lo principal de la metodología lean es evitar desperdicios, usar al máximo los recursos ya disponibles y mejorar constantemente los procesos para obtener cada vez resultados más eficientes .

Ganó muchísima fuerza en el año 2011, con la obra de Eric Ries “ El método Lean Startup: Cómo crear empresas de éxito utilizando la innovación contínua ”, que tiene como objetivo ayudar a los emprendedores a reducir el tiempo y coste a la hora de crear y desarrollar una empresa, una startup o un producto por medio de la hipótesis y la experimentación.

¡No te asustes! Con esto no queremos decir que tengas que ponerte una bata blanca y entrar en un laboratorio para ser un emprendedor de éxito, sino en experimentar para validar tu hipótesis y extraer conclusiones basadas en datos objetivos.

Para así crear propuestas de mercado que realmente sean viables y tengan probabilidades altas de éxito en poco tiempo – y utilizando los recursos justamente necesarios.

De hecho, el método lean es la metodología utilizada por la mayoría de los empresarios en Silicon Valley. ¡Sigue leyendo, vale la pena conocerla!

¿Cómo surgió la metodología Lean Manufacturing?

Tal como mencionamos anteriormente, el concepto de lean manufacturing fue revivido por Eric Ries en el año 2011 y, en un principio, fue ideado para empresas de alta tecnología, pero con el tiempo se ha ampliado y demostrado su aplicabilidad a cualquier sector, empresa o persona que desee introducir un nuevo servicio o producto en el mercado o mejorar el que ya tiene.

Sin embargo, el método lean es una filosofía que fue desarrollada en los años 80 por el ingeniero de Toyota Taiichi Ohno, creada para ser utilizada por todos los fabricantes de coches en Japón.

Este método se enfoca principalmente en el ahorro de esfuerzo y medios para fabricar los productos específicos que necesitan lo clientes . Las fábricas japonesas aplicaron este método para reducir factores como la sobre-producción, los tiempos de espera o los excesos de procesados que incidían negativamente en el resultado final.

¿Cómo aplicar la metodología Lean en una startup?

1. aplicación del método lean en la creación de un negocio.

Supongamos que quieres convertirte en Infoproductor y deseas ofrecer por Internet ebooks sobre temas de motivación y desarrollo personal.

Una forma de aplicar esta metodología con tu negocio es creando una versión de prueba de tu ebook , invirtiendo una cantidad mínima de tiempo y dinero, y ofrecerla a un público en específico (para luego ir recabando sus apreciaciones con respecto al producto).

Eso te permitirá poco a poco mejorar tu propuesta, conocer mejor a tu buyer persona, satisfacer necesidades específicas y estructurar de una manera sencilla y adecuada todas tus ideas para, finalmente, crear un producto perfecto, lanzarlo al mercado y promocionarlo a través de todas las vías que desees.

2. Aplicación del método Lean en el desarrollo del negocio

Cuando tu negocio esté listo y lo estés desarrollando, puedes buscar automatizar algunos procesos y reducir los costos. Por ejemplo, si creas las propias imágenes de tu ebook y para eso gastas tiempo sacando las fotos y realizando la edición, puedes empezar a usar un banco de imágenes gratuito .   

Si tienes un curso online y necesitas desarrollar una página de ventas, contratar un método de pago, crear un ambiente virtual para hospedar las videoclases y mucho más, puedes elegir una plataforma que haga todo eso y, preferentemente, sin que tengas que pagar mensualidades.

No existe una única acción que puedes realizar para adoptar la metodología lean. Lo importante es entender cuáles son tus procesos y cómo puedes mejorarlos, ahorrando tiempo y dinero en tu trabajo.

¿Cuáles son las ventajas del método Lean?

Imagen de la lista de las 7 principales ventajas de la metodología Lean en una empresa o negocio pequeño.

  • Permite mejorar la productividad gracias a la búsqueda de “cero defectos”.
  • Es un método que busca reducir los costos gracias a la optimización de los procesos de producción y la eliminación de gastos innecesarios.
  • Mayor satisfacción para el cliente, ya que tienes más tiempo y dinero para mejorar tu producto.
  • Disminuye el riesgo para el emprendedor, ya que las decisiones son tomadas en base a datos en mano y no en base a apreciaciones.
  • Permite contar con un producto mínimo viable que cumple con las necesidades de un cliente en específico.
  • Reduce la tasa de fracaso.
  • Es una gran forma de obtener datos reales, objetivos y fiables que validen tu hipótesis o idea de negocio; además, el método lean startup permite que puedas descubrir comportamientos de tus clientes que no conocías.

El sistema lean es ideal para aquellos emprendedores que desean triunfar sin necesidad de contar con grandes presupuestos, planes de empresa muy elaborados o productos perfectos.

10 tips para aplicar la metdología Lean en tu negocio

  • Organiza tu negocio antes de aplicar el método.
  • Involucra a todos los miembros de tu negocio o proyecto de emprendimiento.
  • Garantiza el apoyo de tus socios (en caso de tenerlos).
  • Pequeños pasos hacen grandes cambios, opta por lo simple.
  • Céntrate en crear, medir y aprender. Recuerda que este método se basa en crear las ideas en productos, medir la reacción y comportamiento de los clientes y aprender de ello.
  • Actúa con rapidez para testear lo más rápido posible tu propuesta de negocio.
  • ¡Deja a un lado el miedo! Si tu propuesta de negocio resulta no ser tan viable o interesante, seguramente encontrarás alguna otra que sí lo sea.
  • Sé creativo. Una de las mayores ventajas de este método es que puedes ir mejorando tu producto hasta hacerlo perfecto y original.
  • Establece metas claras y bien definidas para tu negocio , serán tu norte al momento de crear o desarrollar nuevas propuestas.
  • Acostúmbrate a aplicar esta metodología en tu día a día y siempre que tengas una nueva idea para tu negocio, te permitirá ahorrar tiempo, esfuerzo y, por supuesto, ¡dinero!

Toyota: un ejemplo de metodología Lean exitoso

Toyota es una de las empresas más innovadoras del mundo, además de ser un referente en tecnología y metodologías de gestión, su fundador, Kiichiro Toyoda, impulso la búsqueda constante de una situación ideal de fabricación, donde personas, maquinaria, equipos e instalaciones trabajen juntos y en sinergia en la creación de valor sin generar desperdicios.

Este es el símbolo más representativo de Toyota, con el cual la marca se ha posicionado en el sector automotor hasta nuestros días, este perfeccionismo en los procesos de producción, incremento de la calidad y reducción de costos los ha llevado a ser el líder en su segmento.

La metodología Lean ha sido crucial para que Toyota sea líder en su mercado, ya que mediante los 14 principios que constituyen el Toyota Production System, Sistemas Just-in-time y metodología Kiazen ha logrado los siguientes resultados:

  • Líder de mercado en la construcción de automóviles
  • Marca con 10.5 millones de autos vendidos en 2021
  • Líder de mercado en Estados Unidos en 2021, algo nunca antes alcanzado por una marca extranjera
  • Crecimiento de 13,8% en el mundo fuera de Japón en 2021
  • Los mejores índices de fiabilidad y calidad del mercado según el Auto Build y el TÜV

Imagen del logotipo de Toyota, una de las empresas ejemplo aplicando la metodología Lean.

Jugar con el ensayo y el error es una de las vías más recomendadas para emprender con éxito. El método lean es una forma rápida, barata y efectiva de detectar los fallos de tu propuesta de negocio, conocer dónde te estás equivocando, crear un producto ideal y crecer de forma escalable.

¿Sientes que no tienes tiempo para experimentar una y otra vez tu propuesta de negocio online o físico? Entonces necesitas revisar este material en el que te enseñamos cómo hacer una mejor gestión del tiempo y aumentar tu productividad .

¡Mucho éxito y buenos negocios!

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¿Qué es la metodología lean?

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Al igual que los especialistas en control de misiones de la NASA, los responsables de proyectos deben hacer un seguimiento de numerosos aspectos para garantizar que su equipo entrega los proyectos sin incidentes. No obstante, mientras la NASA gestiona naves espaciales, los responsables de proyectos supervisan las entregas.

Las metodologías lean pueden ayudar a prevenir desastres en la gestión de proyectos similares a la catástrofe del Apollo 13, ya que permiten entregar los proyectos a tiempo y sin salirse del presupuesto.

La metodología lean facilita un proceso continuo de ajustes graduales, lo que acelera significativamente la entrega de productos al optimizar los recursos y los esfuerzos de los equipos y permitir que trabajen de manera eficiente y eficaz.

En este artículo, obtendrás más información sobre la metodología lean, sus ventajas y cómo puedes poner en práctica sus principios con Jira Software .

Historia de la metodología lean

La metodología lean tiene como objetivo optimizar al máximo los procesos y los resultados de tu equipo mediante mejoras continuas. Cuando se practica correctamente, permite a los equipos aportar valor a los clientes de manera eficiente.

El fundador de Toyota, Kiichiro Toyoda , desarrolló la metodología lean después de la Segunda Guerra Mundial para ahorrar recursos y eliminar el despilfarro. Tras observar la compra y el reabastecimiento de artículos en un supermercado, concibió el concepto "just-in-time" (justo a tiempo), que se centra en fabricar los productos exactamente cuando los clientes los necesitan.

El concepto de Toyoda se transformó en el sistema de producción de Toyota , que con el tiempo se convirtió en la metodología lean. A partir de estos modestos comienzos, la metodología lean se convirtió en la base de la gestión ágil de proyectos , que ahora se utiliza en diversos sectores, como los del desarrollo de software, la construcción y la sanidad.

Descripción general de la metodología lean

La metodología lean se basa en dos pilares que proporcionan un marco para todos los proyectos lean: la mejora continua y el respeto por las personas.

  • Mejora continua: un ciclo de feedback continuo ayuda a los equipos a hacer cambios progresivos en los procesos, los productos y el personal para mejorar los sistemas de forma continua. Al identificar, evaluar y modificar los procesos o sistemas existentes paso a paso, los equipos pueden eliminar el despilfarro y mejorar la eficiencia en general.
  • Respeto: los responsables reconocen y valoran las contribuciones del equipo y los comentarios de los clientes, y se toman sus ideas y puntos de vista muy en serio. Los responsables que emplean la metodología lean distribuyen el trabajo en todo el flujo de trabajo de la manera más eficiente y fomentan la colaboración estrecha, lo que a su vez aporta el máximo valor a los clientes.

Los principios fundamentales de la metodología lean se han desarrollado teniendo en cuenta estos dos factores en cada paso.

Principios de la metodología lean

Es fundamental tener en cuenta el impacto que tendrá tu trabajo en la experiencia del cliente. Para ello, debes seguir los cinco principios fundamentales de la metodología lean. Por un lado, estos ayudan a los equipos a organizar las tareas; por el otro, ayudan a los responsables de proyectos a supervisar. Estos cinco principios fundamentales son:

1. Identificar el valor

Para aportar valor a tus clientes, primero tienes que conocer sus necesidades. Para ello, debes:

  • Interactuar directamente con los clientes para obtener información sobre sus puntos problemáticos.
  • Identificar cómo ayuda tu producto a mitigar esos puntos problemáticos.

Luego, tienes que definir el valor que aporta tu producto para satisfacer las necesidades de los clientes y comunicarlo a tu equipo. Puedes hacerlo estructurando el trabajo del equipo en torno al impacto que tiene en la experiencia de los clientes e investigando cuáles son las mejores herramientas para ayudar a tu equipo a aportar valor a los clientes.

Identificar el valor ahorra tiempo y dinero, ya que permite que tu equipo solo cree funciones que aporten valor a tus clientes.

2. Crear un mapa de flujo de valor

Las actividades necesarias para ofrecer experiencias de calidad a los clientes forman parte del flujo de valor. Un mapa de flujo de valor utiliza diagramas para ayudar a visualizar el proceso del proyecto, lo que ayuda a gestionar el flujo de valor , que es fundamental para eliminar el despilfarro.

La creación de un mapa de flujo de valor implica las siguientes actividades:

  • Identificar el problema y elegir el equipo adecuado: identifica los principales puntos problemáticos de tus clientes y, a continuación, elige un equipo con las habilidades necesarias para resolverlos.
  • Limitar y crear un mapa del proceso: limita el alcance del proyecto a las actividades necesarias. A continuación, puedes crear un mapa del proceso con la plantilla de tablero de scrum de Jira Software y fijar las fechas de cada entrega.
  • Recopilar datos: una gestión eficaz de los proyectos requiere que los responsables hagan un seguimiento de los recursos utilizados, como las horas que el equipo dedica a trabajar en el proyecto.
  • Evaluar y hacer ajustes: para conseguir la mejora continua de los procesos, evalúalos constantemente para responder a la pregunta "¿Hay alguna forma mejor de hacerlo?".

3. Crear un estado de fluidez

Estamos en un "estado de fluidez" cuando todo va como la seda, tanto que no nos damos cuenta del paso del tiempo. En lo que respecta al trabajo, crear un estado de fluidez aumenta la implicación y el rendimiento del equipo.

La fluidez del equipo refleja la eficiencia del flujo de valor, que puedes perfeccionar continuamente mediante el ciclo de feedback continuo. La metodología lean requiere una fluidez continua para reducir los retrasos y minimizar los tiempos de entrega. Puedes mejorar la fluidez de tu equipo implementando lo siguiente:

  • Colaboración multidisciplinar: el aislamiento es el peor enemigo de la metodología lean. Tu equipo debe participar en todo el proceso y colaborar con otros equipos, si es necesario, para llevar a cabo sus tareas. Esto puede implicar que participe el equipo de satisfacción del cliente y preguntar su opinión sobre los puntos problemáticos de los clientes. Además, tu equipo puede mejorar sus habilidades con este tipo de colaboración, ya que conocerá mejor el funcionamiento de otros departamentos.

Seguimiento de tareas: los tableros de kanban , o la plantilla de kanban de Jira Software, pueden ayudarte a asignar tareas, visualizar el trabajo y coordinar tu equipo. Estas tarjetas son una forma estupenda de hacer un seguimiento del progreso de las tareas durante el proyecto.

4. Establecer un sistema de incorporación

Con un sistema de incorporación, los equipos solo trabajan en lo que el cliente necesita cuando lo necesita y producen según la demanda real de los clientes, no según las proyecciones.

Para evaluar con precisión las necesidades de los clientes, el equipo debe hablar con ellos y pedir su opinión.

5. Buscar la perfección

La metodología lean requiere una mentalidad de crecimiento y promueve el perfeccionamiento mediante la mejora continua, utilizando un ciclo de feedback continuo para ayudar al responsable de proyectos, al equipo y a la empresa a reducir el despilfarro y mejorar la eficiencia.

Ventajas de la metodología lean

Como responsable de proyectos, probablemente te hayas encontrado con uno o dos contratiempos en los proyectos, como tener que esperar a recibir comentarios de las partes interesadas. Si los comentarios llegan demasiado tarde, todo el proyecto se estanca. La metodología lean tiene muchas ventajas que contrarrestan esos obstáculos, como:

  • Mayor eficiencia: al crear un mapa de flujo de valor, puedes centrar la actividad en las necesidades de los clientes y eliminar el trabajo innecesario en productos y servicios que los clientes no desean.
  • Menos problemas: la metodología lean mitiga problemas, como la falta de comunicación y los plazos poco realistas, antes de que se conviertan en grandes problemas. En cuanto a la comunicación, la metodología lean proporciona seguimiento y transparencia para que todos tengan claras las tareas, las responsabilidades y los plazos. Como el equipo participa más estrechamente en el proceso, también puede cuestionar cualquier plazo que no sea razonable.
  • Reducción de costes: si creas un plan claro y eliminas los obstáculos puedes ahorrar dinero, ya que solo produces lo suficiente para satisfacer la demanda de los clientes. De esa manera, no se produce más de lo necesario, lo que es especialmente importante en el caso de los productos físicos.
  • Mejora de las relaciones con los clientes: al centrarse en el valor para los clientes, se crean relaciones más sólidas con ellos, lo cual es crucial para una empresa.
  • Mejora continua: el ciclo de feedback continuo de la metodología lean ayuda a perfeccionar y mejorar continuamente los procesos para aportar valor de manera eficiente.
  • Implicación del equipo: dado que la metodología lean requiere una mayor participación inicial por parte de tu equipo, ellos se comprometerán más con el resultado. Tendrán algo que decir sobre en qué están trabajando y cuándo esperan terminarlo. Al fin y al cabo, un equipo capacitado es un equipo comprometido.

Posibles desafíos de la metodología lean

A pesar de sus numerosas ventajas, la metodología lean presenta algunos desafíos que los responsables de proyectos deberían reconocer y aprender a superar. Estos son algunos de ellos:

  • Solución: consigue la aceptación del equipo lo antes posible y muéstrales lo útil que puede ser la metodología lean.
  • Solución: al incorporar al equipo, proporciona la formación adecuada sobre metodología lean. Puedes inscribir a tu equipo en un programa de certificación lean que ofrezca formación práctica. Con una certificación, tendrás la tranquilidad de que tienen los conocimientos adecuados de los métodos lean.

Centrarse en las herramientas en vez de en la cultura: dar prioridad a las herramientas en vez de a las personas reduce la implicación del equipo. En la metodología lean, hacer hincapié en las herramientas puede deshumanizar y devaluar a tu equipo y su trabajo. Cuando un equipo no se siente valorado, es menos probable que dé lo mejor de sí.

Solución: fomenta una cultura de confianza con la filosofía de mejora continua de la metodología lean. Proporcionar feedback continuo y oportunidades de crecimiento demostrará a tu equipo que, como responsable, te interesa su desarrollo profesional.

  • Solución: presta atención a las métricas para medir el éxito del proyecto y buscar áreas de mejora para desarrollar tu equipo.

Usa Jira para la gestión de proyectos

La metodología lean acelera la gestión de proyectos y os permite a ti y a tu equipo ser ágiles. Esto se debe a que os centraréis en eliminar el despilfarro y en optimizar continuamente vuestro proceso.

Jira Software puede ayudar a los equipos a mantener las prácticas lean con muchas soluciones, como el completo planificador empresarial Jira Align .

Jira Align te permite visualizar las fuentes de valor de distintos equipos. Con esto, puedes:

  • Configurar la automatización del flujo de procesos . Esto libera a tu equipo de tareas mundanas para que pueda centrarse en las más importantes.
  • Alinear el trabajo con las necesidades de la empresa . Con más información valiosa sobre el trabajo de tu equipo, los líderes pueden asegurarse de que el trabajo se ajuste a los objetivos estratégicos.
  • Hacer un seguimiento de las inversiones . Puedes conocer los recursos que se utilizan y el tiempo que se invierte en el proyecto.
  • Detectar los obstáculos . Podrás prever los posibles obstáculos para encontrar formas de evitarlos antes de que se produzcan.
  • Aportar valor continuamente . Con más claridad y visión, tu equipo podrá aportar valor de forma constante a los clientes y a la empresa en su conjunto.

Esta solución también funciona bien con otros métodos, como la metodología ágil, Open DevOps y la gestión del flujo de valor.

Metodología lean: preguntas frecuentes

¿cuál es la diferencia entre la metodología ágil y la metodología lean.

A primera vista, parece difícil distinguir entre la metodología lean y la ágil. Si bien ambas se centran en la eficiencia y el valor para el cliente, hacen hincapié en diferentes aspectos de la gestión de proyectos. La metodología lean se centra en la eliminación del despilfarro, el proceso y la aportación de valor, mientras que la metodología ágil se centra en los clientes, en mitigar la incertidumbre y en ofrecer un software que funcione.

Entremos más en detalle:

  • Enfoque: como enfoque descendente, la metodología lean se preocupa por las mejoras de los procesos. Sin embargo, la metodología ágil es un enfoque ascendente en el que el trabajo se divide en ciclos de iteración más pequeños.
  • Entrega de productos: tanto los equipos que utilizan la metodología lean como los que utilizan la ágil trabajan rápido para entregar los productos lo antes posible. Sin embargo, la metodología ágil se preocupa menos por la velocidad que por el feedback. Por lo tanto, los equipos ágiles desarrollan algo más pequeño, reciben el feedback e iteran. Por otro lado, la metodología lean se centra en mejorar el proceso general para entregar más rápido.
  • Marcos: la metodología lean no tiene marcos de trabajo específicos, mientras que la ágil, sí. Scrum y kanban son dos marcos de gestión ágil de proyectos que te permiten aplicar los principios de la metodología ágil. Jira Software ofrece una plantilla de scrum y una plantilla de kanban para ayudar a los responsables de proyectos a empezar con la metodología ágil.

¿Cuál es la diferencia entre DevOps y la metodología lean?

DevOps crea una colaboración funcional entre los equipos de desarrollo y operativos, lo que permite una entrega de software más rápida. Esta es la filosofía fundamental de DevOps: aportar valor a la empresa de forma continua a través de una cultura de comprensión y colaboración.

Por otro lado, la filosofía fundamental de la metodología lean es aportar valor mediante la mejora de los procesos y la eliminación del despilfarro.

Lean y DevOps son metodologías centradas en el cliente, pero se diferencian en dos áreas principales:

  • Valor para los clientes: DevOps crea mapas de imágenes de empatía con los clientes, que asocian los objetivos empresariales al valor que aportan a los clientes. Por otro lado, la metodología lean elige las actividades que aportan valor a los clientes en función de las necesidades.
  • Enfoque: DevOps integra el desarrollo y las operaciones con la documentación y la colaboración. La metodología lean optimiza los procesos, los recursos y el esfuerzo.

Además, DevOps automatiza las tareas rutinarias, como las solicitudes de incorporación de cambios, en las que la guía para principiantes de DevOps profundiza con más detalle.

Si ya utilizas DevOps, Open DevOps (una base de DevOps lista para usar en Jira Software con un enfoque de herramientas abiertas y la automatización) puede ayudar a tu equipo ágil a centrarse en las entregas, en gestionar software de calidad y en poner en práctica el enfoque de TI "tú lo creas, tú lo gestionas", asociado con los principios de DevOps.

¿Puedes usar la metodología ágil, la metodología lean y DevOps al mismo tiempo?

Sí. Estas metodologías se complementan entre sí en su objetivo de ofrecer calidad y valor a los clientes. DevOps elimina el aislamiento para integrar los equipos de desarrollo y operaciones, la metodología ágil fomenta la mejora continua y la metodología lean pone en práctica los principios de mejora continua.

Usar las tres aceleraría considerablemente la entrega de los productos y el valor para los clientes. Por ejemplo, puede que tu empresa utilice las tres, pero no de forma conjunta. La metodología lean puede ayudarte a mejorar tu proceso ágil, y el enfoque iterativo de la metodología ágil puede respaldar la mejora continua de la lean. Con DevOps, puedes mejorar la colaboración entre equipos.

Con las tres, tu empresa se convertiría en toda una potencia, ya que aportaría valor a los clientes a través de prácticas más eficientes.

Puedes conectar estas metodologías con Jira Software y Jira Align , ya que puedes transferir datos entre ambos sin problemas.

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Metodología Lean: ¿qué es y cómo aplicarla en tu empresa?

  • Gestión Empresarial

¿Necesitas que los procesos de tu empresa sean más rápidos y eficaces? ¿Quieres diferenciarte de tus competidores y aumentar tu productividad?. La solución está en la metodología Lean. A continuación te contamos en qué consiste esta metodología y cómo aplicarla para mejorar la gestión de tu negocio.

Es fácil soñar con el éxito de una empresa, pero materializar una idea requiere mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Sin embargo, ¿qué pensarías si te dijéramos que con la metodología Lean puedes reducir el tiempo, el esfuerzo y la inversión ? Comencemos por saber qué es. 

¿Qué es la metodología Lean y cuál es su origen?

La metodología Lean es una forma innovadora de gestionar los procesos de una empresa. Su objetivo es eliminar actividades que no aportan valor , para así poder obtener un producto o servicio de mayor calidad y que mejore la experiencia de los clientes. 

Resumiendo, se trata de optimizar los procesos empresariales (productivos y de gestión), con el fin de utilizar menos recursos en los mismos. 

Esta filosofía de gestión nació durante los años 80 en Japón bajo el nombre de Lean Manufacturing. Su objetivo era lograr que el proceso de fabricación de vehículos fuese más eficiente. 

Tal fue su éxito que se volvió esencial para marcas tan importantes como Toyota, que incluso diseñó un sistema propio, el Sistema de Producción de Toyota (TPS) con estos claros objetivos: 

  • Identificar sobrecargas en los procesos de producción.
  • Eliminar desperdicios (pueden ser de materiales o de tiempo, por ejemplo).

Con la aplicación del TPS, la empresa fabricante de automóviles consiguió optimizar los procesos, reducir los costes, establecer relaciones más fluidas con su entorno y mejorar notablemente su productividad . En definitiva, fue un éxito rotundo.

Con el paso de los años, la metodología Lean se popularizó gracias al libro de Eric Ries titulado “Lean Startup” , donde proponía la aplicación de la filosofía Lean al emprendimiento y a los negocios. 

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Objetivos de la metodología Lean

La metodología Lean se basa en una serie de objetivos básicos que permiten alcanzar la eficacia: 

  • Excluir actividades que no agregan valor al producto o servicio. 
  • Mejorar de forma continua para mantener la calidad del producto o servicio. 
  • Detectar problemas en origen y solucionarlos. 
  • Cambiar el enfoque de la empresa para aportar soluciones a los clientes, y no solo venderles productos o servicios. 

Por lo tanto, la metodología Lean requiere un cambio estratégico , es decir, una nueva forma de enfocar el negocio para agilizar todos los procesos. 

En un entorno de negocios cada vez más competitivo y complejo, los ejecutivos empresariales requieren métodos innovadore s. Se ha comprobado que, manteniendo la administración de procesos industriales en su antiguo status quo, se pierde terreno en el mercado.

En la actualidad, gracias a las tecnologías de la comunicación, implantar un sistema de gestión que provoque un cambio en toda la cultura empresarial se torna más sencillo. Cuanto mejor es la información, mayor es la eficacia que se consigue.

metodologia lean

Pasos para aplicar el Lean management a los procesos de tu negocio

La teoría es sencilla, pero la clave está en aplicar correctamente la metodología Lean a tu negocio en el día a día. Los pasos que puedes seguir son los siguientes:

1. Analiza los procesos de tu empresa

Lo primero que vas a tener que hacer es analizar qué procesos se realizan en cada departamento de tu empresa para ver qué pasos le siguen y qué se puede mejorar en cada uno de ellos. Por ejemplo, cuando llega una factura de un proveedor, ¿qué pasos se siguen para procesarla y pagarla?

El análisis de los procesos empresariales se puede dividir en:

  • Estratégico: consiste en identificar los recursos necesarios a largo plazo para cumplir con los objetivos de competitividad requeridos.
  • Táctico: responde a un proceso metodológico que persigue comparar las distintas alternativas hasta seleccionar la más adecuada. El horizonte de previsión en este caso es a medio y corto plazo. 
  • Operativo: se basa en la utilización eficiente de los recursos. Requiere un estudio detallado de todas las operaciones que se llevan a cabo en el día a día (en términos de semanas, días y horas empleadas).

2. Elabora la planificación 

Cualquier proyecto necesita una definición inicial , es decir, un diagnóstico. Lo mismo ocurre con la implantación de la metodología Lean, y eso es exactamente lo que hemos hecho en el primer paso.

A continuación, una vez que sepas cuáles son los procesos que se pueden mejorar en tu empresa, es el momento de establecer tres cosas: 

#1 Los objetivos que quieres alcanzar: deben ser concretos (por ejemplo, aumentar la productividad un 10% en 3 meses), ambiciosos (pero alcanzables) y medibles (para poder cotejar el resultado con el objetivo inicial).

#2 Los recursos que vas a necesitar: se requiere una definición completa de los recursos materiales y personales. ¿Cuántas personas se van a implicar en la aplicación de la metodología?, ¿qué tecnología necesitas? El ERP o la RPA (automatización robótica de procesos) pueden ser grandes aliados para la implantación. 

#3 Los plazos que se deben cumplir: para lograr el objetivo final tendrás que establecer metas. Los procesos operativos deben estar previstos para el corto plazo, mientras que la planificación estratégica deberá basarse en un horizonte temporal más dilatado. 

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3. Involucra a tu equipo, clientes y proveedores

¿Has preguntado a los distintos miembros de tu equipo qué se podría hacer para mejorar sus procesos? ¿Y a tus clientes y proveedores?  Sus respuestas te darán información muy valiosa. 

Por ejemplo, ¿es posible recibir el material sobre pedido para ahorrar costes de almacenaje ? En este caso se trata de una mejora en el proceso que requiere la colaboración de nuestros proveedores. A través de un sistema de comunicación eficaz se podrán acortar los tiempos de espera para la recepción del material y podremos llegar al objetivo de stock cero.

Otro ejemplo sería contar con información de los clientes, a través de una escucha activa, para ofrecer un producto adaptado a sus necesidades (como se ha dicho anteriormente, mejorar los sistemas de información es la base de implantación del Lean management).

Sea como fuere, es necesario estar conectado con todos los agentes que tienen alguna participación en el desarrollo del negocio.

4. Comienza por lo sencillo

Antes de aplicar la metodología Lean a procesos complejos, comienza por uno que sea sencillo y ve progresando poco a poco. Sin prisa pero sin pausa.

Para evitar estrés en su implantación, la evolución de los procesos y la gestión operativa podrán pasar por diversas fases:

  • Fase incipiente: comienzan las primeras pruebas sin que exista un procedimiento estándar. El seguimiento de los procesos es clave para obtener datos.
  • Fase de evolución: los procesos comienzan a estandarizarse, así como las normas y responsabilidades asignadas a cada persona. La empresa va definiendo un cuadro de mando para monitorizar las variables a optimizar. Comienza a establecerse una mayor conexión entre todos los agentes internos y externos que intervienen en los procesos.
  • Fase de madurez: se obtiene experiencia en la gestión de procesos. Se tiene formación técnica adecuada y se cuentan con las herramientas digitales adecuadas que permitan el desarrollo de la metodología Lean.
  • Fase de integración : la empresa está totalmente gestionada dentro de la metodología Lean. Todos sus sistemas permiten relacionarse y compartir información con sus “partners” (tanto internos como externos).

5. Haz seguimiento

De nada sirve implantar una mejora en los procesos y no controlar lo que ocurre después. La monitorización y el seguimiento deben ser continuos para detectar problemas y solucionarlos con rapidez.

En este punto, la empresa también debe contar con herramientas y soluciones que le permitan configurar y mejorar el cuadro de mando del control de procesos.

Básicamente, el seguimiento y control de procesos debe abarcar los siguientes puntos:

  • Indicadores de gestión: con los correspondientes objetivos que se quieren lograr (por ejemplo, ratios de productividad, roturas y mermas, obsolescencia de productos, quejas, devoluciones, plazos, etc.).
  • Costes: sistema de medición de contabilidad interna (contabilidad de gestión).
  • Indicadores de resultados: índices de crecimiento en ventas, clientes, participación en el mercado, etc.

Metodología Lean Startup: analiza de forma sencilla la viabilidad de tu proyecto

La metodología Lean no solo se aplica a procesos de empresas ya en funcionamiento, sino que puede utilizarse también para la validación de una idea de negocio de una startup . 

Tradicionalmente, las empresas se creaban siguiendo un esquema básico:  

  • Elaborar un plan de negocio.
  • Solicitar financiación. 
  • Lanzar el producto o servicio al mercado. 

La metodología Lean Startup revoluciona radicalmente el enfoque para lograr que se creen empresas viables con una inversión mínima . 

Imagina que con tu nuevo proyecto emprendedor quieres vender un software innovador. La idea es crear un producto mínimo viable (una versión muy sencilla y operativa del software) que se pueda lanzar cuando antes al mercado para testear con clientes reales, si funciona, si les interesa y si estarían dispuestos a pagar por ello (y cuánto). 

Esa validación de hipótesi s te permitirá elegir entre varias alternativas: 

  • Continuar con tu idea inicial y desarrollarla. 
  • Pivotar y descartar totalmente la idea inicial para crear otra. 
  • Introducir cambios en la idea inicial para adaptarla a las necesidades reales de los clientes. 

De esta forma, aprenderás del mercado y ese aprendizaje es el que va a definir la idea de negocio , todo ello con recursos mínimos. 

Y tú, ¿ya has aplicado la metodología Lean a tu negocio? ¡Cuéntanos tu experiencia!

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Manuel Humanes

  • Metodología Lean: ¿qué es y cómo aplicarla en tu empresa? - 23 de julio de 2019

Manuel Humanes

Estoy interesado en obtener informacion al respecto de este tema.

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Metodología Lean: qué es, herramientas y ejemplos

Esta forma de trabajo fue creada hace más de 60 años y se ha aplicado a muchos tipos de negocios, aunque no fue hasta 2011 cuando se dio a conocer gracias a su aplicación al mundo digital.

¿Qué es la metodología Lean? Un poco de historia

Desde su aplicación, hace más de 60 años, la metodología Lean ha consistido en un sistema de mejora de los procesos de manufacturación y servicios , basado en la eliminación de desperdicios y actividades que no agregan valor al proceso.

Esta filosofía de trabajo nace en Japón en los años de posguerra. En ese momento , Japón era un país devastado y su producción era muy inferior a la de cualquier otra nación referente en el mundo.

El método Lean se empieza a aplicar por primera vez en la empresa Toyota , fundada por Sakichi Toyoda, quien había estado antes en Estados Unidos observando el funcionamiento de la empresa de Henry Ford.

Cuando se empezó a implementar, tuvo muchos fallos y llevó un tiempo ver resultados. Sin embargo, en la década de los 90 funcionó lo que se denominó como “Lean manufacturing”.

En 2011, Eric Ries escribe el libro “Lean Startup” y a partir de ahí, empiezan a surgir métodos Lean para muchos más modelos de negocio. Aun así, aunque el libro plasme cómo funciona la metodología en servicios digitales, ésta ya se había empezado a aplicar años antes.

Principios del método Lean

Los principios más importantes del método Lean, independientemente del sector al que se apliquen, son estos 3:

  • Aportar valor al cliente : ¿Cómo va a mejorar su vida gracias a tu producto? Si no ayudas a los que te consumen, estás perdiendo el tiempo.
  • Crear un flujo de trabajo continuo . Al igual que vimos en el post de la metodología ágil , es importante evitar los cuellos de botella en el flujo para que no haya interrupciones.
  • Crear un sistema de trabajo específico : el sistema solo empieza a moverse cuando existe una demanda, por eso se debe empezar a trabajar con un PMV (producto mínimo viable).
  • Avanzar hacia la excelencia en base a la mejora continua : Aquí se reflejan las raíces japonesas y la filosofía Kaizen, la cual se basa en la mejora constante.

Metodología Lean Startup

Como hemos dicho, la metodología Lean Startup ha sido utilizada por una gran cantidad de empresas a la hora de lanzar un producto o servicio digital. Vamos a explicar los 6 pasos que abarcan esta forma de trabajo:

Plantea una hipótesis

¿Por qué una persona estaría dispuesta a pagarme? Para esto, hay que identificar los puntos de dolor (pain points) y cómo satisfacerlos con lo que ofrecemos.

Valida la hipótesis previamente planteada

Para ello necesitas que tu servicio lo pruebe un mínimo número de gente, a poder ser, con las mismas necesidades que tu buyer persona . Cuantas más conclusiones saques acerca de esto, más podrás implementar tu servicio antes de sacarlo a la venta.

Para obtener validación de consumidores, debes realizar un producto mínimo viable , un prototipo que se lanza antes del proyecto para no incurrir en costes demasiado altos antes de comprobar si realmente funciona y si tus potenciales clientes le ven utilidad.

Si después de lanzar el producto mínimo viable, consigues clientes y obtienes un buen feedback, puedes seguir adelante. El PMV se conoce también como versión beta o demo, dependiendo del tipo de proyecto.

Mide la hipótesis previamente validada

Medir el tiempo y dinero que tardas en llegar a la oferta, en vender y en retener a clientes es clave para que tu proyecto no se estanque. Piensa que, si no hay métricas no puedes conocer el ROI de tu empresa, y eso te repercutirá tarde o temprano.

Generan un aprendizaje validado

Es fundamental que en tu equipo haya una muy buena comunicación para que todos aprendan rápidamente de los errores y plantear soluciones en común. Son muy comunes las técnicas del design thinking para hacer lluvia de ideas a raíz de fallos previos.

Repetición del proceso

Los 4 pasos anteriores han de repetirse con el desarrollo de nuevas hipótesis para asegurarnos lo máximo posible de que vamos a invertir esfuerzo en algo que ha pasado los suficientes filtros con anterioridad.

Pivotear o perseverar

En el método Lean Start up se conoce como “pivotar” a cambiar la forma de actuar en el momento en que encuentres fallos en tu hipótesis. El planteamiento inicial puede ser el de seguir por el mismo camino , pero si no se consiguen resultados, se debería cambiar la estrategia.

Metodología Lean: qué es, herramientas y ejemplos 1

Ejemplos de metodología Lean

En este apartado te vamos a mostrar ejemplos de empresas que han aplicado los principios de la metodología Lean con éxito:

El primero es obvio. Como hemos dicho, Toyota consiguió producir más y mejor gracias a la implantación de esta forma de organizar su trabajo. El famoso “ just in time ” permitió a la empresa reducir costes y ser mucho más productiva, dedicando recursos solo a lo que el cliente necesitaba en ese momento.

Ya hemos hablado del crecimiento exponencial de esta empresa en nuestro artículo sobre cómo captar y fidelizar clientes , pero antes de eso, Dropbox lanzaba al mercado un tipo de servicio sin ningún tipo de demanda hasta la fecha, por lo que tenían que medir muy bien en los costes que incurrían.

Lo que hizo la empresa fue un vídeo explicativo sobre el funcionamiento de la plataforma, lo sencillo que era guardar los archivos y las ventajas de tenerlos en la nube en vez de en el ordenador.

Herramientas de la metodología Lean

Cada vez existen más herramientas sobre esta metodología, aquí te mencionamos algunas de ellas:

  • Kanban : en el artículo enlazado, encontrarás todo lo necesario para conocer la metodología.
  •   Andon : sistema de control visual para conocer el avance de cada parte del proceso.
  • Stakeholders map : herramienta que representa los distintos grupos que participan en un servicio en particular.
  • Business Model Canvas : importantísimo para plasmar de forma visual el modelo de tu negocio.
  • Customer Journey map : imprescindible para conocer al cliente e identificar los puntos de contacto con el objetivo de llegar a él.

Libros sobre la metodología Lean

Para acabar este post, vamos a mencionar algunos de los libros que aplican el método Lean a su sector, quizás alguno se ajuste a tu perfil:

  • Método Lean Startup (Eric Ries).
  • El camino hacia el Lean Startup (Eric Ries).
  • Desarrollo de clientes Lean (Cindy Álvarez).
  • Lean Analytics (Benjamin Yoskovitz).
  • Lean UX (Jeff Gothelf).
  • Lean Management: La gestión competitiva por excelencia (Lluís Cuatrecasas Arbós).

En este post has aprendido cómo funciona la metodología Lean y la importancia de no tomar riesgos innecesarios al emprender en tipos de negocio como las Startups. Si quieres saber más sobre este tipo de métodos, échale un vistazo a nuestro Máster en Digital Project Management

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¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

La base legal para el tratamiento de sus datos personales es la ejecución y mantenimiento de la relación mantenida con Usted, así como el consentimiento expreso que, en su caso, nos haya facilitado para los tratamientos adicionales consistentes en el envío de comunicaciones comerciales propias y/o de terceros, la elaboración de perfiles comerciales y la cesión de dichos datos y perfiles al resto de sociedades del Grupo Planeta con las finalidades indicadas en el apartado “ ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?” anterior.

Le informamos que los datos personales que se solicitan en el momento de registrarse en la presente página web, los solicitados telefónicamente o en cualquiera de nuestros formularios en formato papel, son los estrictamente necesarios para formalizar y gestionar la relación con Usted, de manera que, en caso de no facilitarlos, no podremos mantener dicha relación. En cualquier caso, dicha finalidad principal no está supeditada al consentimiento para el tratamiento de los datos que no sean necesarios para dicha actividad principal.

Como, hemos indicado anteriormente, la oferta prospectiva de productos y servicios propios y/o de terceros, así como la elaboración de perfiles comerciales y la cesión de dichos perfiles y de sus datos personales a terceras empresas del Grupo Planeta, son tratamientos adicionales que están basados en el consentimiento que se le solicita, sin que en ningún caso la retirada de este consentimiento condicione el mantenimiento de la relación que mantiene con nosotros.

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Asimismo, los interesados tienen derecho a recibir, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, los datos personales que le incumban que nos hayan facilitado, y a transmitirlos a otro responsable.

Los interesados, podrán ejercer dichos derechos y la revocación en cualquier momento de los consentimientos en su caso prestados, mediante carta dirigida a THREEPOINTS EDUCATION, S.L.U , Apartado de Correos 221 de Barcelona o remitiendo un email a [email protected] . En este sentido, le informamos que tiene a su disposición modelos de ejercicio de los citados derechos en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos ( https://www.aepd.es/reglamento/derechos/index.html ).

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  • A Step-by-Step Guide to A3 Problem Solving Methodology

A3 Problem Solving - A Step by Step Guide - Feature Image - Learnleansigma

  • Learn Lean Sigma
  • Problem Solving

Problem-solving is an important component of any business or organization. It entails identifying, analyzing, and resolving problems in order to improve processes, drive results, and foster a culture of continuous improvement. A3 Problem solving is one of the most effective problem-solving methodologies.

A3 Problem solving is a structured and systematic approach to problem-solving that originated with the lean manufacturing methodology. It visualizes the problem-solving process using a one-page document known as an A3 report. The A3 report provides an overview of the problem, data analysis, root causes, solutions, and results in a clear and concise manner.

A3 Problem Solving has numerous advantages, including improved communication, better decision-making, increased efficiency, and reduced waste. It is a powerful tool for businesses of all sizes and industries, and it is especially useful for solving complex and multi-faceted problems.

In this blog post, we will walk you through the A3 Problem Solving methodology step by step. Whether you are new to A3 Problem Solving or simply want to improve your skills, this guide will help you understand and apply the process in your workplace.

Table of Contents

What is a3 problem solving.

A3 Problem Solving is a structured and systematic approach to problem-solving that makes use of a one-page document called an A3 report to visually represent the process. The A3 report provides an overview of the problem, data analysis, root causes, solutions, and results in a clear and concise manner. The method was created within the framework of the Lean manufacturing methodology and is based on the principles of continuous improvement and visual management.

A3 Problem Solving Template

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Origin and History of A3 Problem Solving

A3 Problem Solving was developed by Toyota Motor Corporation and was first used in the manufacture of automobiles. The term “A3” refers to the size of the paper used to create the report, which is an ISO standard known as “A3”. The goal of the A3 report is to provide a visual representation of the problem-solving process that all members of the organisation can easily understand and share. A3 Problem Solving has been adopted by organisations in a variety of industries over the years, and it has become a widely used and recognised method for problem-solving.

Key Principles of A3 Problem Solving

The following are the key principles of A3 Problem Solving:

  • Define the problem clearly and concisely
  • Gather and analyze data to gain a deep understanding of the problem
  • Identify the root causes of the problem
  • Develop and implement effective solutions
  • Evaluate results and continuously improve

These principles serve as the foundation of the A3 Problem Solving methodology and are intended to assist organisations in continuously improving and achieving their objectives. Organizations can effectively solve problems, identify areas for improvement, and drive results by adhering to these principles.

Step 1: Define the Problem

Importance of clearly defining the problem.

The first step in the A3 Problem Solving process is critical because it lays the groundwork for the remaining steps. To define the problem clearly and accurately, you must first understand the problem and identify the underlying root cause. This step is critical because if the problem is not correctly defined, the rest of the process will be based on incorrect information, and the solution developed may not address the issue effectively.

The significance of defining the problem clearly cannot be overstated. It aids in the collection and analysis of relevant data, which is critical for developing effective solutions. When the problem is clearly defined, the data gathered is more relevant and targeted, resulting in a more comprehensive understanding of the issue. This will enable the development of solutions that are more likely to be effective because they are founded on a thorough and accurate understanding of the problem.

However, if the problem is not clearly defined, the data gathered may be irrelevant or incorrect, resulting in incorrect conclusions and ineffective solutions. Furthermore, the process of collecting and analysing data can become time-consuming and inefficient, resulting in resource waste. Furthermore, if the problem is not accurately defined, the solutions developed may fail to address the root cause of the problem, resulting in ongoing issues and a lack of improvement.

Techniques for Defining the Problem

The first step in the A3 Problem Solving process is to clearly and accurately define the problem. This is an important step because a clearly defined problem will help to ensure that the appropriate data is collected and solutions are developed. If the problem is not clearly defined, incorrect data may be collected, solutions that do not address the root cause of the problem, and time and resources may be wasted.

A problem can be defined using a variety of techniques, including brainstorming , root cause analysis , process mapping , and Ishikawa diagrams . Each of these techniques has its own advantages and disadvantages and can be used in a variety of situations depending on the nature of the problem.

Best Practice for Defining the Problem

In addition to brainstorming, root cause analysis, process mapping, and Ishikawa diagram s, best practices should be followed when defining a problem in A3 Problem Solving. Among these best practices are:

  • Define the issue in a specific and quantifiable way: It is critical to be specific and concise when defining the problem, as well as to quantify the problem in terms of its impact. This will help to ensure that all stakeholders understand the problem and that data collection is focused on the right areas.
  • Focus on the problem’s root cause: The A3 Problem Solving methodology is intended to assist organisations in identifying and addressing the root cause of a problem, rather than just the symptoms. Organizations can ensure that their solutions are effective and long-lasting by focusing on the root cause of the problem.
  • Ascertain that all stakeholders agree on the problem’s definition: All stakeholders must agree on the definition of the problem for the A3 Problem Solving process to be effective. This ensures that everyone is working towards the same goal and that the solutions developed are relevant and appropriate.
  • Consider the problem’s impact on the organisation and its stakeholders: It is critical to consider the impact of the problem on the organisation and its stakeholders when defining it. This will assist in ensuring that the appropriate data is gathered and that the solutions developed are relevant and appropriate.

Organizations can ensure that their problem is defined in a way that allows for effective data collection, analysis, and solution development by following these best practices. This will aid in the development of appropriate solutions and the effective resolution of the problem, resulting in improvements in the organization’s processes and outcomes.

Step 2: Gather Data

Gathering data in a3 problem solving.

Data collection is an important step in the A3 Problem Solving process because it allows organisations to gain a thorough understanding of the problem they are attempting to solve. This step entails gathering pertinent information about the problem, such as data on its origin, impact, and any related factors. This information is then used to help identify root causes and develop effective solutions.

One of the most important advantages of data collection in A3 Problem Solving is that it allows organisations to identify patterns and trends in data, which can be useful in determining the root cause of the problem. This information can then be used to create effective solutions that address the problem’s root cause rather than just its symptoms.

In A3 Problem Solving, data collection is a collaborative effort involving all stakeholders, including those directly impacted by the problem and those with relevant expertise or experience. Stakeholders can ensure that all relevant information is collected and that the data is accurate and complete by working together.

Overall, data collection is an important step in the A3 Problem Solving process because it serves as the foundation for effective problem-solving. Organizations can gain a deep understanding of the problem they are attempting to solve and develop effective solutions that address its root cause by collecting and analysing relevant data.

Data Collection Methods

In A3 Problem Solving, several data collection methods are available, including:

  • Observations
  • Process diagrams

The best data collection method will be determined by the problem being solved and the type of data required. To gain a complete understanding of the problem, it is critical to use multiple data collection methods.

Tools for Data Analysis and Visualization

Once the data has been collected, it must be analysed and visualised in order to gain insights into the problem. This process can be aided by the following tools:

  • Excel Spreadsheets
  • Flow diagrams
  • Pareto diagrams
  • Scatter Plots
  • Control diagrams

Histogram

These tools can assist in organising data and making it easier to understand. They can also be used to generate visual representations of data, such as graphs and charts, to communicate the findings to others.

Finally, the data collection and analysis step is an important part of the A3 Problem Solving process. Organizations can gain a better understanding of the problem and develop effective solutions by collecting and analysing relevant data.

Step 3: Identify Root Causes

Identifying the root causes of the problem is the third step in the A3 Problem Solving process. This step is critical because it assists organisations in understanding the root causes of a problem rather than just its symptoms. Once the underlying cause of the problem is identified, it can be addressed more effectively, leading to more long-term solutions.

Overview of the Root Cause Analysis Process

The process of determining the underlying causes of a problem is known as root cause analysis. This process can assist organisations in determining why a problem is occurring and what can be done to prevent it from recurring in the future. The goal of root cause analysis is to identify the underlying cause of a problem rather than just its symptoms, allowing it to be addressed more effectively.

To understand Root cause analysis in more detail check out RCA in our Lean Six Sigma Yellow Belt Course Root Cause Analysis section

Techniques for Identifying Root Causes

There are several techniques for determining the root causes of a problem, including:

  • Brainstorming
  • Ishikawa diagrams (also known as fishbone diagrams)
  • Root Cause Tree Analysis

These methods can be used to investigate the issue in-depth and identify potential root causes. Organizations can gain a deeper understanding of the problem and identify the underlying causes that must be addressed by using these techniques.

Best Practices for Conducting Root Cause Analysis

It is critical to follow these best practices when conducting root cause analysis in A3 Problem Solving:

  • Make certain that all stakeholders participate in the root cause analysis process.
  • Concentrate on determining the root cause of the problem rather than just its symptoms.
  • Take into account all potential root causes, not just the most obvious ones.
  • To identify root causes, use a systematic approach, such as the 5 Whys or root cause tree analysis.

Organizations can ensure that root cause analysis is carried out effectively and that the root cause of the problem is identified by adhering to these best practises. This will aid in the development of appropriate solutions and the effective resolution of the problem.

Step 4: Develop Solutions

Developing solutions is the fourth step in the A3 Problem Solving process. This entails generating ideas and options for dealing with the problem, followed by selecting the best solution. The goal is to develop a solution that addresses the root cause of the problem and prevents it from recurring.

Solution Development in A3 Problem Solving

A3 solution development Problem solving is an iterative process in which options are generated and evaluated. The data gathered in the previous steps, as well as the insights and understanding gained from the root cause analysis, guide this process. The solution should be based on a thorough understanding of the problem and address the underlying cause.

Techniques for Developing Solutions

There are several techniques that can be used to develop solutions in A3 Problem Solving, including:

  • Brainwriting
  • Solution matrix
  • Multi voting
  • Force field analysis

These techniques can help to generate a range of options and to select the best solution.

Best Practice for Developing Solutions

It is critical to follow the following best practices when developing solutions in A3 Problem Solving:

  • Participate in the solution development process with all stakeholders.
  • Make certain that the solution addresses the underlying cause of the problem.
  • Make certain that the solution is feasible and achievable.
  • Consider the solution’s impact on the organisation and its stakeholders.

Organizations can ensure that the solutions they develop are effective and sustainable by adhering to these best practises. This will help to ensure that the problem is addressed effectively and that it does not reoccur.

Step 5: Implement Solutions

The final and most important step in the A3 Problem Solving methodology is solution implementation. This is the stage at which the identified and developed solutions are put into action to address the problem. This step’s goal is to ensure that the solutions are effective, efficient, and long-lasting.

The implementation Process

The implementation process entails putting the solutions developed in the previous step into action. This could include changes to processes, procedures, and systems, as well as employee training and education. To ensure that the solutions are effective, the implementation process should be well-planned and meticulously executed.

Techniques for Implementing Solutions

A3 Problem Solving solutions can be implemented using a variety of techniques, including:

  • Piloting the solution on a small scale before broadening its application
  • Participating in the implementation process with all relevant stakeholders
  • ensuring that the solution is in line with the goals and objectives of the organisation
  • Monitoring the solution to determine its effectiveness and make any necessary changes

Best Practice for Implementing Solutions

It is critical to follow these best practices when implementing solutions in A3 Problem Solving:

Make certain that all relevant stakeholders are involved and supportive of the solution. Have a clear implementation plan that outlines the steps, timeline, and resources required. Continuously monitor and evaluate the solution to determine its efficacy and make any necessary changes. Encourage all stakeholders to communicate and collaborate openly. Organizations can ensure that solutions are effectively implemented and problems are effectively addressed by adhering to these best practices. The ultimate goal is to find a long-term solution to the problem and improve the organization’s overall performance.

In conclusion, A3 Problem Solving is a comprehensive and structured methodology for problem-solving that can be applied in various industries and organisations. The A3 Problem Solving process’s five steps – Define the Problem, Gather Data, Identify Root Causes, Develop Solutions, and Implement Solutions – provide a road map for effectively addressing problems and making long-term improvements.

Organizations can improve their problem-solving skills and achieve better results by following the key principles, techniques, and best practices outlined in this guide. As a result, both the organisation and its stakeholders will benefit from increased efficiency, effectiveness, and satisfaction. So, whether you’re an experienced problem solver or just getting started, consider incorporating the A3 Problem Solving methodology into your work and start reaping the benefits right away.

Daniel Croft

Daniel Croft

Daniel Croft is a seasoned continuous improvement manager with a Black Belt in Lean Six Sigma. With over 10 years of real-world application experience across diverse sectors, Daniel has a passion for optimizing processes and fostering a culture of efficiency. He's not just a practitioner but also an avid learner, constantly seeking to expand his knowledge. Outside of his professional life, Daniel has a keen Investing, statistics and knowledge-sharing, which led him to create the website learnleansigma.com, a platform dedicated to Lean Six Sigma and process improvement insights.

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Metodología Lean: qué es y cómo puede impulsar tu modelo de negocio

Metodologia lean

Hay quien aún no sabe qué es la metodología Lean . Este método es una nueva forma de gestionar los procesos que se desarrollan en una empresa. Tiene como objetivo limpiar las actividades que no aportan nada para obtener a cambio un producto y una experiencia final de gran calidad para los clientes.

¿Qué es la metodología Lean?

El Lean es un método innovador que busca optimizar los procesos de gestión y productivos de la empresa que lo ponga en práctica. De este modo se utilizan menos recursos, por lo que cualquier proceso se convierte en más eficiente. Su máxima está en reducir la inversión, el tiempo y el esfuerzo.

Se trata de una filosofía de gestión empresarial que nace en los años 80 en Japón de la mano de Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota. Por aquella época, se centraba en conseguir que la fabricación de vehículos de la marca fuese más eficiente. La idea fue todo un éxito, ya que se consiguió mejorar la productividad a través de dos objetivos claros:

  • Eliminar todo lo que se considerase un desperdicio (ya fuese en términos materiales o de tiempo).
  • Identificar aquellas sobrecargas que ralentizan el proceso de producción.

A partir de ahí, este método pasó a utilizarse en todas las fábricas automovilísticas niponas, y acabó exportándose al resto del mundo. Con el paso del tiempo, se demostró que es aplicable a cualquier sector, persona o empresa que desee introducir o mejorar un producto o servicio en el mercado. Así surgió en 2011 el Lean Manufacturing .

Los 7 tipos de desperdicios que son enemigos de la producción eficiente

La metodología Lean tiene como objetivo principal buscar una mayor satisfacción de los clientes empleando el menor número de recursos posibles y eliminando los desperdicios que no aportan valor. A estos se los denomina MUDA, una palabra que surge de la traducción de desperdicio en japonés.

  • Movimiento: relacionado con el lugar de trabajo, el desplazamiento de máquinas, la ergonomía y el movimiento de las personas.
  • Sobreproducción: sucede cuando no se detiene el proceso continuo y se genera un stock que el cliente no ha solicitado.
  • Espera: un período inactivo no aporta valor, pero sí genera un sobrecoste en el precio final de los productos.
  • Transporte: se produce cuando existe un movimiento innecesario y continuo de materiales.
  • Sobreprocesado: surge cuando hay un exceso de trabajos o procesos innecesarios.
  • Corrección: aparece por la necesidad de corregir un producto defectuoso.
  • Inventario: el almacenaje precisa buena administración y cuidados para que no se quede obsoleto.

¿Qué debes tener en cuenta para implantar la metodología Lean?

Es importante tener en cuenta cinco puntos clave para implantar la metodología Lean en los procesos productivos de cualquier empresa:

  • Definir el valor y hacerlo desde el prisma del cliente, que es quien necesita una solución.
  • Determinar la cadena de valor para poder mejorar, eliminando los desperdicios.
  • Crear un flujo dinámico en el que siempre se aporte valor.
  • Generar el tirón o pull del cliente , cuyo pilar sea la demanda real y no una perspectiva a largo plazo.
  • Mejora constante para conseguir la excelencia.

Las ventajas derivadas de aplicar la metodología Lean en las empresas

Existen multitud de ventajas derivadas de aplicar la metodología Lean en las empresas. Entre ellas, cabe destacar que mejoran la productividad porque se ocupan de la búsqueda de ‘cero defectos’. Además de este, existen otros beneficios como:

1. Reduce costes

Al optimizar los procesos de producción, se consiguen más servicios o productos. Y, tras eliminar los gastos innecesarios , se reducen los costes.

2. Satisfacción de los clientes

Se dispone de más recursos y de más tiempo para la mejora de los productos. También se cuenta con un producto mínimo viable que cumple las necesidades y expectativas del público específico y se le entrega en el momento adecuado.

3. Menos riesgos

El emprendedor tiene un riesgo menor porque toma las decisiones sobre datos y no sobre apreciaciones. Se trata de decisiones mejor fundamentadas y, por lo tanto, con menor posibilidad de error.

4. Reducción del plazo de ejecución y de las actividades sin valor

Existe una mayor carga de trabajo comercial que implica una disponibilidad inmediata de los productos, además de que se reducen los artículos defectuosos o el tiempo de inactividad .

Con este modelo de gestión se minimizan los despilfarros y se reduce la sobreproducción, permitiendo un ahorro en la administración del inventario.

5. Trabajo en equipo

Todos los empleados se sienten parte del proceso completo y se reduce la tasa de fracaso . Esto influye en la motivación del equipo y, por lo tanto, en su productividad. Además, habrá un mejor ambiente laboral, una característica imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier empresa.

10 errores frecuentes en la implantación de Lean Service

Casos de éxito

Desde hace décadas son numerosas las empresas multinacionales que, con gran acierto, han implementado el Lean Manufacturing como modelo de gestión. Aquí se exponen tres ejemplos en los que la aplicación excelente de este método es un auténtico éxito.

Además de ser los pioneros del Lean Manufacturing gracias a su director, también gracias a ellos surgió uno de los programas de procesos más famosos de todo el mundo. El conocido como 5S consiste en sistematizar, subordinar, sanear, sostener el proceso y simplificar .

Con este método fueron un paso más allá y dejaron ver al mundo cómo de eficiente es la productividad asiática . Otro de los legados que deja la revolución empresarial de los 60 y que sirve para aplicarse en cualquier ámbito. De hecho, en Japón se ha implementado en el sistema educativo.

Caterpillar

Esta longeva y clásica empresa norteamericana dedicada a la fabricación de maquinaria fue una de las primeras compañías occidentales que se sumó al Lean . Fundada en el siglo XIX, apostó fuertemente por el modelo de mejora continua implementado en Toyota

En su caso, la metodología Lean le sirvió para reducir los tiempos de fabricación , una cuestión de vital importancia para conseguir que los proyectos a largo plazo sean rentables.

Quizás, una de las empresas de material deportivo más importantes del mundo en la actualidad. En el año 2011, Nike decidió cambiar su sistema de producción y adaptarlo a la filosofía Lean. De este modo, apostaba por una nueva estrategia que le garantizaba la calidad del producto que ofrecía a sus clientes.

El cambio vino de la mano de un importante proceso de formación de sus trabajadores , de manera que se ajustaba a uno de los principios de la metodología Lean: reducir el tiempo de producción, en este caso, gracias a la mejora de las capacidades del equipo.

En resumen, el método Lean es perfecto para emprendedores que desean el éxito y no disponen de un abultado presupuesto o planes de empresa muy elaborados. Gracias a este método se puede cambiar la filosofía de una empresa para que se ajuste a lo que realmente quieren sus clientes de una forma eficiente.

lean problem solving en que situaciones puede aplicarse

Las herramientas adecuadas para cada tarea: Lean y Agile en mantenimiento

A lo largo de los últimos 70 años, el foco de  Lean Management  en la reducción del desperdicio y la variabilidad de los procesos mediante una estandarización rigurosa y la mejora continua ha transformado el desempeño operacional en muchas industrias. Más recientemente, el crecimiento de la Industria 4.0 y las tecnologías digitales asociadas ha puesto en escena una nueva metodología. Nacidas en el mundo de la ingeniería de software , las técnicas  Agile emplean equipos multi-funcionales, iteraciones rápidas y tests regulares para mejorar tanto la velocidad de salida al mercado como la calidad del desarrollo de productos y servicios.

Las operaciones industriales se encuentran cada vez con mayor frecuencia en la intersección entre estas dos exitosas metodologías de mejora. Cuando una organización evalúa soluciones digitales para alcanzar mejoras en su desempeño, ¿debe construir e implementar esos sistemas dentro de las estructuras Lean existentes o adoptar una metodología Agile en toda la empresa?

Las preocupaciones por una posible colisión son exageradas. Más allá de que utilizan diferente terminología, Lean y Agile comparten muchos elementos fundamentales : ambos abordajes aspiran a maximizar el valor entregado a los clientes y al mismo tiempo minimizar los recursos utilizados. Los métodos ágiles demuestran día tras día su potencial para atacar desafíos de larga data en muchas organizaciones, rompiendo los silos entre funciones o grupos de especialistas y contribuyendo a una distribución más eficiente de recursos en tareas con cargas de trabajo variables o intermitentes. El desafío para muchas organizaciones no es elegir una metodología por sobre la otra, sino cómo combinar las fortalezas de las dos para lograr mejores resultados.

El potencial de Agile en mantenimiento

La experiencia de una compañía minera ilustra el potencial de Agile en el área de mantenimiento, donde las ineficiencias son moneda corriente a pesar del éxito considerable de muchas compañías en la aplicación de técnicas Lean.

Buena parte de la dificultad deriva de la complejidad de las organizaciones de mantenimiento, que por lo general coordinan una extensa variedad de tareas con distintas frecuencias, objetivos y requerimientos. Adicionalmente, la periodicidad de las intervenciones de mantenimiento puede ser fija o variable, en base a información extraída de sistemas de monitoreo de estado y herramientas analíticas. En medio de esta incertidumbre, los planificadores deben conciliar actividades de mantenimiento preventivo, reparaciones urgentes y mejoras o reacondicionamientos intermitentes. Y, trabajando de cerca con sus colegas de manufactura, calidad y compras, los equipos de confiabilidad diseñan y ejecutan actividades de mejora.

Pero la estructura jerárquica de las organizaciones de mantenimiento crea una fuerte tendencia para que los distintos equipos funcionales, grupos de trabajo y oficios trabajen en forma aislada y con silos en planeación, ejecución y confiabilidad. Esta tendencia se refleja en los puntajes de salud organizacional de las funciones de mantenimiento, que promedian siete puntos menos que las de otras operaciones de la misma organización.

El híbrido Lean-Agile

En la empresa minera, las desconexiones de este tipo hicieron de los retrasos un problema crónico. Por ello, los líderes de la organización recurrieron a los principios ágiles como potencial solución. Pero, como luego aprendieron, incorporar métodos ágiles a una organización de mantenimiento existente no es fácil, sino que requiere una cuidadosa coordinación entre distintas funciones y cambios en los roles, los procesos y los métodos de trabajo.

El primer paso para lograr que el modelo Lean-Agile funcione en el área de mantenimiento fue establecer distinciones claras entre los diferentes tipos de tareas involucradas. Al igual que en la mayoría de las organizaciones de mantenimiento, el personal de la compañía minera realizaba tres tipos de tareas principales:

  • Las actividades de optimización y mejora incluyen el diseño de las estrategias de mantenimiento, la programación de las principales paradas, y actividades continuas de mejora de la confiabilidad
  • Las actividades de soporte operacional comprenden servicios especializados para solucionar problemas o implementar nuevos procesos
  • Las actividades de ejecución en la primera línea abarcan trabajos de mantenimiento preventivo cotidianos, resolución de problemas, mantenimiento de emergencia, así como la ejecución de las actividades planificadas durante paradas programadas

Cada tipo de actividad requiere una estructura de equipo diferente. La coordinación intensiva implícita en las tareas de optimización y mejora significa que un equipo Agile multi-funcional y co-localizado probablemente sea la alternativa más efectiva. En el otro extremo del espectro, las tareas bien definidas que caracterizan a la ejecución en la primera línea son un terreno propicio para un equipo auto-gestionado que opere bajo principios Lean. En el medio, las actividades de soporte operacional, que involucran cierto grado de regularidad pero a la vez están expuestas a picos y valles en la demanda, pueden seguir un abordaje “flow-to-work” que combine conceptos de Lean y Agile: personal con diferentes tipos de expertise se suma a los equipos en la medida de las necesidades, proveyendo los recursos necesarios para completar los proyectos en forma rápida y eficiente (Gráfico).

Optimización del mantenimiento Agile

Para la empresa minera, los problemas de mantenimiento más urgentes se centraban en las paradas de planta, un aspecto relacionado con la optimización y las mejoras. Por ello, la organización dio inicio a su camino hacia el mantenimiento ágil estableciendo un nuevo equipo multi-funcional dedicado a la planificación y la ejecución de paradas de las operaciones. Este equipo incluyó personal de la función de mantenimiento, además de miembros de operaciones y representantes de contratistas externos.

A partir de un backlog de posibles actividades, el equipo trabajó en una serie de sprints Agile para definir una lista de iniciativas priorizadas a completar antes y durante la parada. A cada acción acordada se asignó un responsable y un plazo límite, y el equipo midió los avances usando herramientas de gestión visual como tableros “Kanban”, una herramienta básica de la metodología Lean, complementada por una plataforma Agile digital de gestión del mantenimiento.

Este abordaje combinado logró mejorar la colaboración entre los stakeholders y también la capacidad del equipo para monitorear el avance del proceso. Gracias a ello, la empresa logró reducir sensiblemente los casos de extensión de las paradas más allá de lo previsto, que habían llegado al 25 por ciento de tiempo excedente en situaciones anteriores.

“Incorporar Agile a mi equipo ha cambiado de plano la forma de prepararnos para una parada de la planta”, afirmó uno de los superintendentes de la minera. “Ahora contamos con un equipo completamente dedicado a organizar y ejecutar el mantenimiento y no existe ambigüedad respecto de quién es responsable por cada cosa. Eso hace posible que el resto de la organización se concentre en el mantenimiento de rutina y aplique los procesos estándar sin distracciones. Es lo mejor de ambos mundos.”

Las metodologías Lean y Agile tienen muchas cosas en común, pero para las actividades de mantenimiento la mejor alternativa es hacerlas funcionar lado a lado. Conociendo las fortalezas específicas de cada una, y aplicándolas en forma selectiva en sus organizaciones, las funciones de mantenimiento pueden planificar con más efectividad, resolver problemas más rápido y ejecutar el trabajo con mayor eficiencia.

Sebastian Heitz es Consultor de McKinsey & Company con base en la oficina de Santiago, de la cual  Joël Thibert es Socio Asociado; Martin Maestu es Socio Senior de la oficina de Buenos Aires; y  Matías Marcote es Socio de la oficina de Vancouver.

Los autores desean agradecer a Miguel Loewy por sus aportes a este artículo.

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  • 18 - octubre - 2018

Problem Solving para la toma de decisiones

Màrius Gil

La mayoría de las organizaciones que trabajan bajo el paraguas de un sistema de mejora continua, utilizando sus metodologías en toda su amplitud, consideran la dinámica de toma de decisiones y resolución de problemas como una herramienta más de todo el catálogo de la mejora orientada al análisis, diagnóstico y resolución de problemas de cierta complejidad. Sin embargo, esta interpretación es errónea puesto que indirectamente, sugiere que solo aquellos problemas que la empresa etiqueta como complejos requieren de un tratamiento metodológico.

Las metodologías de resolución de problemas no son ni deben tratarse como una herramienta de mejora. Todo lo contrario. El objetivo principal de estas técnicas, aplicadas sistemáticamente ante cualquier situación indeseada es promover cierta manera de pensar. Tal es su importancia que cualquier organización debería proponerse como hito irrenunciable que todo el personal conociera y aplicara con solvencia estas técnicas en su trabajo diario.

Aquellas organizaciones que aspiran a la excelencia dedican una gran cantidad de recursos a desarrollar las competencias y habilidades de sus colaboradores con el objetivo que adquieran esta forma de pensar: un conjunto de pautas, procedimientos y técnicas que ayude al cerebro a la toma de decisiones. El mantra de Toyota es claro a este respecto: “antes de construir cosas debemos desarrollar a las personas” (monozukuri wa hitozukuri).

Para comprender la necesidad de inculcar estas nuevas pautas es necesario conocer el funcionamiento de los procesos internos de razonamiento del cerebro. El cerebro humano dispone de dos tipos de pensamiento que funcionan cada uno de ellos aplicando razonamientos diametralmente opuestos. El primer sistema es intuitivo, automático y rápido. Actúa de manera instintiva ante un estímulo sin esperar a que el individuo decida la respuesta a articular de manera consciente. Resulta de gran utilidad porque permite reaccionar ante situaciones complejas con un desgaste energético muy reducido.

El segundo sistema es lento, meditado y consciente. Se utiliza para abordar decisiones complejas o acciones que el individuo no tiene automatizadas. Precisa de mucha energía y de una actividad consciente de reflexión que le permita decidir sobre las acciones a realizar.

Cuando un individuo desea aprender una nueva habilidad o comportamiento, realiza las primeras prácticas apoyando sus decisiones y acciones en procesos reflexivos. A medida que adquiere un mayor dominio de la disciplina, automatiza ciertos procesos hasta el punto que, en muchos casos, aquellos profesionales que han adquirido una gran experiencia en una disciplina determinada confían todo el proceso de decisión tan solo en su instinto, es decir, en el sistema automático.

Cuando un individuo se enfrenta a nuevas disciplinas o actividades el cerebro inconscientemente alienta la práctica de aquellas facetas susceptibles de automatización con objeto de mejorar la eficiencia en la ejecución de estas actividades, tanto en tiempos como en consumo energético.

En definitiva, ante un proceso de toma de decisiones y siempre que el individuo tenga experiencia previa en una actividad relacionada, el cerebro pone a trabajar el sistema inconsciente aplicando un conjunto de automatismos cuya puesta en práctica le permita alcanzar un resultado eficiente para el problema planteado.

Por todo lo explicado hasta este punto, podemos concluir que, ante un problema determinado, un cerebro sano intenta llegar a un resultado de manera eficiente aplicando un conjunto de procesos de naturaleza automática que son de gran ayuda para alcanzar el objetivo planteado.

Sin embargo, en ciertos casos, puede ocurrir que el cerebro active este sistema automático cuando las condiciones del problema a tratar no son las adecuadas. En estas situaciones, estos procedimientos automáticos llevarán al individuo inevitablemente a un resultado completamente erróneo.

Defectos de razonamiento en problem-solving

Los automatismos tan beneficiosos que hemos descrito, se convierten en lo que llamamos como defectos de razonamiento en aquellas situaciones en las cuales no deberían aplicarse: cuando el conjunto de pautas que es la base de su funcionamiento impide comprender la realidad hasta el punto de negarla. El profesor M.May, experto en dinámicas de resolución de problemas de Toyota, ha estudiado durante años todos estos defectos identificando siete categorías diferentes:

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Salto mental

Este primer defecto o sesgo de razonamiento es uno de los recursos que más utiliza el cerebro con objeto de elaborar una respuesta siempre y en todos los casos, incluso cuando no debería. Ante situaciones en las cuales no dispone de toda la información para la toma de decisiones, el cerebro busca una referencia, bien sea para completar la información disponible, bien sea para establecer una comparación entre la situación planteada y una referencia conocida que ayude a la toma de decisiones. El problema de este sesgo de razonamiento consiste en que el individuo acaba actuando sobre la base de una información que no siempre coincide con la realidad.

El cerebro es un ávido consumidor de patrones. Ante una situación determinada, intenta identificar los patrones que gobiernan su funcionamiento. A continuación, utilizando sus experiencias pasadas respecto al funcionamiento del patrón identificado, actúa extrapolándolas al caso presente. Por desgracia, es muy probable que el cerebro no se percate de pequeñas diferencias que puedan existir entre la realidad y los patrones conocidos, lo que conduce a la aplicación de soluciones erróneas.

Sobrepensamiento

Otro defecto de razonamiento que se produce con frecuencia consiste en enfrascarse en desarrollar soluciones para los problemas. Es lo que conocemos como el sobrepensamiento. El cerebro sustenta sus decisiones en una evolución lineal o temporal de los problemas. Por lo tanto, de acuerdo con este enfoque, la resolución de un problema es un acto futuro que se produce como consecuencia de aplicar una respuesta a una situación indeseada. Con este razonamiento, es habitual que el individuo concentre más su atención en aquello que cree que debe implantar que en el propio objetivo a alcanzar, llegando a un extremo en el cual el individuo trabaja en el desarrollo de soluciones dirigidas a problemas que no existen.

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Únete a la disrupción.

Suficiencia.

En todas sus acciones el cerebro persigue la máxima eficiencia. En consecuencia, rara vez dedica esfuerzos a la exploración de alternativas a la resolución de un problema cuando ya dispone de una solución que mínimamente satisface los criterios requeridos. Entendemos la suficiencia como la actitud que muestra un individuo al conformarse con la primera solución que encuentra para resolver un problema.

Degradación de expectativas

Otro defecto de razonamiento consiste en limitar las expectativas a unos mínimos confortables. El miedo al error o incluso peor, el miedo a no cumplir con unos objetivos más ambiciosos nos lleva a plantear la previsión de los resultados sobre la base de aquello que satisface unos mínimos aceptables en lugar de determinar dichos mínimos en función de las necesidades reales.

No se inventó aquí

Otra reacción muy humana consiste en rechazar todo aquello que viene del exterior. Ante innovaciones realizadas por terceros, el individuo tiende a dedicar todas sus energías a justificar su propia posición, alegando los defectos de la propuesta que viene del exterior, en lugar de dedicar las energías a esforzarse para comprender los beneficios que dicha innovación puede aportar.

Autocensura

Finalmente, el último de los sesgos de razonamiento es la autocensura. Existen múltiples argumentos psicológicos que explican la necesidad de aceptación del individuo dentro de un colectivo. En muchas ocasiones esta necesidad de aceptación le lleva a opinar en función de lo que el individuo cree que piensan otros respecto a una temática concreta en lugar de plantear sus propios criterios de manera abierta y transparente.

Todos estos sesgos de razonamiento se producen principalmente, cuando el cerebro pretende afrontar problemas complejos utilizando el sistema automático como el único camino para la resolución eficiente del problema.

Por todo ello y ante esta perspectiva, es preciso disponer de una metodología que, aplicada de manera sistemática, obligue al cerebro a trabajar el problema utilizando el sistema reflexivo. Una metodología que se aplique de forma extensiva por parte de todo el personal de una misma organización.

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Emprendiendo Historias

Metodología Lean: Aprende cómo aplicarla con éxito en tu negocio

La metodología Lean es una herramienta bastante útil para crear negocios, acceder a nuevos mercados y descubrir nuevos nichos de mercado.

El mundo está lleno de oportunidades, y nuestro propósito como emprendedores se debe basar en mejorar los procesos y vida de los demás. El objetivo es lograr un rendimiento y rentabilidad en el corto plazo, para eso debemos recurrir a la metodología Lean .

¿La conoces? Esta podría definirse, en pocas palabras, como una técnica para mejorar los procesos que conllevan a crear una empresa.

Este es el comienzo de cualquier persona que decide ir más allá para hacer realidad sus sueños. Esto no es fácil de lograr y por eso buscamos los mejores métodos para obtenerlos.

Son muchos factores que debemos considerar para que nuestra meta se cumpla. Pero ¿Sabías que ese método existe? Un método que nos ayudará a materializar eso que tenemos en nuestra cabeza.

Tabla de contenidos

Qué es la metodología Lean en los negocios:

La metodología Lean se define como una forma de mejorar los procesos internos de una empresa. Se basan precisamente en la gestión que realizan las organizaciones.

Se centra en sacar del medio todo aquello que no aporta valor al negocio, lo que significa un cambio más refinado. El resultado es un producto de calidad, purificado y óptimo para el cliente.

La metodología Lean nace en el siglo XIX de la mano de Sakichi Toyoda , un ciudadano japonés conocido por ser el fundador de Toyota, una de las más grandes empresas manufactureras del mundo.

En inglés se traduce como Lean Manufacturing y se creó para detectar problemas en el sistema de producción, específicamente en los telares. Cuando ocurría el problema, el método alertaba al personal sobre la situación.

También se le conoce como enfoque Lean Startups y al ponerla en marcha podemos:

  • Evitar generar desperdicios
  • Maximizar el uso de los recursos disponibles
  • Mejorar los procesos continuamente para que los resultados sean más eficientes

La metodología Lean logró popularizarse tras un libro que se publicó en 2011 escrito por Eric Ries la cual se llamó: “El método Lean Startup: Cómo crear empresas de éxito utilizando la innovación continua” .

Esta obra logró ayudar a muchas personas a ahorrar dinero y reducir tiempo en el desarrollo de una compañía.

¿Qué es Lean Startup?

que es lean startup

Esta es una filosofía especializada para lograr el desarrollo efectivo de nuevos productos.

De hecho, si una empresa decide implementar la método Lean Startup esto podría significar un cambio de sus procesos para minimizar una serie de pasos innecesarios, cuyo resultado sería un producto completamente novedoso.

Este método se caracteriza por ser una buena alternativa en las empresas en dos procesos iniciales: la creación y el lanzamiento.

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Este término nace de Eric Ries de su libro The Lean Startup enfocado en el sector tecnológico. Sin embargo, actualmente muchos sectores la utilizan.

Actualmente este método es una marca registrada por Eric Ries y se puede aplicar a cualquier empresa. Sin embargo, hay unos aspectos que debemos considerar y aclarar antes de continuar con su implementación:

– Su creador le dio este nombre porque involucra una combinación de proyectos variables muy económicos. Pero busca maximizar el rendimiento de los productos. Esto genera un desperdicio muy reducido: generalmente es tiempo.

– Con respecto a la metodología Lean , se deben realizar cuatro pasos. A pesar que las empresas cuentan con objetivos diferentes, y ninguna es igual a otra, estos pasos son obligatorios que son:

  • Partir de una hipótesis creada por el equipo de trabajo .
  • Realizar pruebas de esta hipótesis en el cliente y el problema.
  • Realizar entrevistas muy profundas y detalladas.
  • Creamos y probamos el producto con una viabilidad mínima.

– La metodología Lean se clasifica en tres técnicas que son:

  • Tener un modelo de negocio diseñado que nos permita visualizar qué se está desarrollando.
  • Debemos crear nuevos clientes partiendo de datos que nos lleven a generar esta nueva propuesta.
  • Partir de un desarrollo habilidoso en donde la inversión sea cero o muy pequeña. Para esto podemos utilizar herramientas gratuitas, softwares propios, entre otros.

Cuando pensamos en el proyecto automáticamente nace un nuevo producto. Es por eso que Ries dice que, cuando la idea nace, es cuando se hace el lanzamiento.

Por qué deberíamos utilizar el Método Lean Startup

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A diferencia de otras metodologías tradicionales, el  Lean startup nos garantiza una disminución de la inversión que realizamos al comienzo.

Además, se basa en una buena guía que nos llevará por el buen camino en todo momento. Esto es lo que aplica Toyota en sus procesos manufactureros.

Según datos de Eric Ries , cuando usamos una metodología tradicional estás expuesto, en más de un 90% a fracasar. Esto, en menos de cinco años. Mientras que, cuando aplicamos el método Lean Startup este dato estadístico se reduce al 40%.

Ries explica que el desarrollo de un producto determinado se puede reducir, lo que te permite dirigir la atención a otras actividades en el negocio. Adicionalmente, la metodología Lean permite evaluar los procesos, generando la retroalimentación con los clientes.

Sin embargo, esto puede incluso cambiar porque el proceso de experimentación inicia sin necesidad de este feedback. En esta metodología lo único que importa y da valor es la satisfacción del cliente, el resto se considera desperdicio.

Cómo aplicar la metodología Lean en un negocio:

como aplicar la metodologia lean

Podemos explicar cómo aplicar la metodología Lean en dos escenarios, cuando se están buscando negocios rentables , o cuando ya está desarrollado. En ambos casos es importante conocer qué hacer, porque no se requiere volver a empezar:

La metodología Lean al momento de crear un negocio

Cuando se está aprendiendo cómo emprender un negocio que se basa en un producto, lo primero es partir de una prueba. Para esto solo debemos invertir muy poco tiempo, dinero y esfuerzo. Además, debemos tener un público específico para ofrecerlo.

Tras esto, tendremos un primer acercamiento del producto con los primeros consumidores. Esto nos permitirá conocer las primeras impresiones de una muestra. Con esto logramos lo siguiente:

  • Mejoraremos nuestra propuesta progresivamente
  • Conoceremos mejor al público objetivo
  • Podemos satisfacer una demanda muy específica
  • Crear una estructura inicial, muy sencilla y muy bien adecuada para invadir mejor el mercado.

Esto es una manera de ir probando el terreno para saber si vale la pena o no invertir tu dinero . Además, esto nos servirá para ir mejorando cada vez los procesos de desarrollo del producto final.

Aplicar la metodología Lean en un negocio creado

Si partimos de un negocio ya creado, o que ya está en desarrollo, lo primero que debemos hacer es mejorar los procesos existentes. Esto se puede hacer a través de un proyecto de automatización lo que nos permite reducir costos.

El objetivo es buscar las mejores soluciones tecnológicas que nos permitan invertir tiempo y dinero en otros procesos. Tratemos de identificar qué partes del negocio se pueden automatizar.

El mercado está repleto de sistemas que nos ayudan a agilizar los resultados. Además, son de alta calidad y podemos acceder a ellos de forma gratuita o a muy bajos costos.

Para que la metodología Lean tener un efecto positivo en nuestro negocio, debemos identificar muy bien nuestros procesos. Con esto podemos saber cómo mejorarlos, ahorrar tiempo y dinero.

Cursos online para aprender del método Lean:

Para terminar este artículo acerca de la metodología lean, queremos compartir contigo una serie de cursos online para aprender acerca de esta temática y de cómo aplicarla en un negocio:

Programa de Lanzamiento de tu Startup:

Con este programa online aprenderás de manera práctic a  los pasos que tienes que dar para poner en marcha tu idea de negocio en 12 semanas usando  enfoques Lean Startup . Estos enfoque ha sido usado por miles de emprendedores de éxito alrededor del mundo como Dropbox, Airbnb o Instagram.

Enlace: Acceder al programa

Camino a la excelencia en gestión de proyectos:

Este curso dirigido por La Pontificia Universidad Católica de Chile describe los tres componentes principales del Lean Project Management, o Gestión de Proyectos sin Pérdidas. Estos son: La filosofía de producción lean, el cambio cultural y  la tecnología.

Enlace: Acceder al curso

Programa de Lanzamiento de tu Startup: Lean Analytics

Con este curso online aprenderás a medir, analizar y validar si un proceso es real. Con esto, podrás encontrar un nicho de clientes adecuado, al igual que definir un modelo de negocio para saber cómo monetizarlo.

El libro de Método Lean de Eric Ries:

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El objetivo es mejorar las posibilidades de alcanzar el éxito con nuestra startup. Es importante aclarar que no se trata de un libro mágico o fórmula matemática.

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Este libro está orientado a dar una alternativa, bajo una filosofía de trabajo, que busca innovar y mejorar los procesos de un emprender. Todo bajo una premisa completamente diferente a los que piensan las empresas tradicionales.

Muchos creen que el éxito de un negocio se inicia con una idea y ejecutarla en el lugar y momento adecuado. Sin embargo, el libro nos indica lo contrario.

De acuerdo a Eric Ries, quien se basó en la metodología de Steve Blank sobre el desarrollo de clientes y la metodología Lean , explica su método tras cinco principios básicos que son:

  • Hay emprendedores en cada lugar.
  • El espíritu emprendedor se basa completamente en el  Management.
  • Contar con un aprendizaje validado.
  • Crear, medir y aprender.
  • Contabilidad de la innovación.

El libro se divide en tres partes, las cuales Ries explica muy bien y lo fundamental en el negocio del emprendedor. Estas son: ver, dirigir y acelerar. Conozcamos que dice el autor sobre estos tres elementos:

Ver por Eric Ries:

1.  El  management:  Según el autor, se debe ver la administración o la dirección como una necesidad dentro de las startups, a pesar que los demás digan lo contrario.

Para este punto debemos conocer qué quieren los clientes y cuánto están dispuestos a pagar por ello.

Tras esto, debemos tomar una buena dosis de feedback para diversificar la ruta del producto. Evitemos centrarnos en un solo camino tan rígido y poco flexible.

2. Este proceso se realiza para ir ajustando el producto hasta lograr el resultado final. A esto se le conoce como circuito feedback de información .

3. Las startups son innovaciones humanas que se basan en la incertidumbre extrema, sobre la creación de un nuevo producto. Esto identifica las características de un emprendedor en cualquier sector o ambiente que desee estar.

4. El proceso de aprendizaje dentro de una negocio es lo principal. Especialmente en todo lo que quieren los usuarios y cómo hacer un negocio sostenible.

Es aquí donde el aprendizaje validado entra, luego de hacer las hipótesis y las pruebas, debemos analizar los datos para aprender de ellos y encontrar nuevas oportunidades de negocio .

5. Hay que experimentar dentro de la startup buscando personas reales. Para esto debemos tener en cuenta herramientas baratas para resultados más óptimos.

Aquí el objetivo es iniciar el desarrollo de un producto que a todos les guste, al igual que evitar crear algo que no satisfaga a la demanda, y sea una total pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo.

Dirigir por Eric Ries:

En este punto del libro, su autor explica lo rápido que podemos desarrollar nuestros productos. Se centra en el círculo de información de crear, medir y aprender.

1. Este consiste en partir de una hipótesis, luego creamos el producto mínimo viable para conocer cómo encaja en el público y luego ejecutamos el experimento.

2. En este punto, veremos cómo interactúan los usuarios con el producto . El proceso debe ser un análisis profundo para saber si estamos en buen o mal camino.

3. La rapidez es clave porque de ella depende aprender y avanzar.

4. Podemos hacer analogías con otros negocios partiendo de sus propios procesos. Sin embargo, para saber si estamos bien o no, el más mínimo detalle nos ayudará a dar con estas respuestas.

5. Cuando esto esté cubierto viene la hora de probar. Debemos medir con cautela y tomar indicadores que realmente aporten al producto

Acelerar por Eric Ries:

1. Por último, el autor recomienda que no comencemos a invertir en mejoras macro, lo que este sugiere es hacerlo mejor por lotes muy controlados.

2. La idea de esto es a apuntar a un crecimiento sostenible a través de una buena publicidad, negocios repetitivos, efectos secundarios o embajadores de marca.

3. Algo muy importante es saber buscar la raíz de un problema aplicando la interrogante ¿Por qué? Esto hasta llegar al origen de la situación.

4. En lo relacionado con la innovación de los procesos se puede partir de dos modelos: La innovación sostenida  que implica mejorar lo que existe, o la innovación disruptiva , que consiste en crear productos impactantes.

5. Finalmente, es clave no despilfarrar dinero, y para eso hay que enfocarse en lo que genera valor a la empresa.

Libros recomendados:

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En conclusión, la metodología Lean es una herramienta bastante útil al momento de crear negocios, encontrar oportunidades, acceder a nuevos mercados y descubrir nuevos nichos de mercado.

Eso sí, esta requiere de un cambio de mentalidad en el mundo de los negocios, ya que esta propone cambios que los empresarios tradicionales quizás no están dispuestos a asumir.

Continuar leyendo: Cómo hacer un plan de negocios paso a paso (Ejemplo incluído)

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></center></p><h2>Four Lean Tools for Simple Problem Solving</h2><ul><li>November 10, 2022</li><li>Lean Manufacturing</li><li>Reading Time: 5 minutes</li></ul><p>In this blog, you’ll be learning about four lean tools for simple problem solving: 5G, 5W1H, 4M1D, and 5 Whys. In essence, these four tools create a structured approach to solving less complex problems.</p><p>An important aspect of the Lean methodology is being able to solve business setting problems. By using lean strategies, you’ll have a better chance of identifying problems, determining the root causes , and creating the most effective solutions to get the best outcomes. And if you learn how to effectively use various lean problem solving techniques, your operations can improve and become more efficient.</p><h2>The Problem Solving Hierarchy</h2><p><center><img style=

Depending on the complexity of the problem, some tools are more appropriate than others. That is to say, as the complexity of the problem increases, use the relevant tools (described above in the graph) accordingly. 

What are the Four Lean Tools for Simple Problem Solving?

The most basic and first of four lean tools for simple problem solving is 5G. Also known as the 5 Gen Methodology or the 5 Gen principle, 5G is a popular Japanese problem-solving method used for improving various manufacturing activities. That is to say, it is a tool that describes a loss phenomenon that can be related to safety, quality, parts shortage, etc. 5G is made up of five Japanese words that all start with the letter “G”: Gemba, Gembutsu, Genjitsu, Genri, and Gensoku.

The 5G Procedure

Chart depicting 5G, the first of four lean tools for simple problem solving

5W1H is the second of four lean tools for simple problem solving. Essentially, it helps contribute to the resolution of a problem by answering existing questions and triggering ideas. 

5W1H: the second of four lean tools for simple problem solving

The 5W1H questions are:

  • 1. Who — this refers to a specific person or group of people who are relevant to the problem or situation. For example, this can include who identified the problem, who can potentially solve the problem, and who will be responsible for implementing the solution. 
  • 2. What — when answering what,  you should describe the situation and problem in detail. If possible, you should also identify the overall goal for implementing the determined solution.
  • 3. Where — for the where , state the exact location, area, or position of the identified problem. For example, this can be at a specific pillar or machine. 
  • 4. When — the when should include anything related to the problem that has to do with dates. For example, the timeline, deadline, duration, or any other date-related details that can help solve the identified problem.
  • 5. Why — this is the most important element of the 5W1H method. The why details the reason and objectives for why action needs to be taken or why there’s a need to use the 5W1H method. Additionally, this last  W  is usually asked five times to discover the root cause of the problem and to prevent it from happening again — this approach is better known as the 5 Whys analysis.
  • 6. How — for the how , specify the steps necessary to implement the solution to solve the problem. This includes all the tools, resources, methods, and even expenses needed to carry out the plan.

4M1D, or also known as the 4M1D fishbone diagram, is the third of four lean tools for simple problem solving. In short, this is a fairly universal tool used to identify as many potential causes for a problem as possible. Moreover, it can be used to structure a brainstorming session and immediately sorts significant contributors into useful categories. The major categories of the 4M1D fishbone diagram are material, method, machine, man, and design. However, other “M’s” that may have an impact include management, money, and maintenance. In essence, the 4M1D fishbone diagram can be adjusted based on the needs of the identified problem. 4M1D  is similar to the  5 Ms of Lean Manufacturing .

Example of a 4M1D fishbone diagram, the third of our lean tools for simple problem solving

The 4M1D Procedure

The procedure for conducting the 4M1D fishbone diagram is usually done with pen and paper, or on a whiteboard, and are as follows:

  • 1. Identify a specific problem (in as little as 3-5 words) then write it at the centre right of your paper or whiteboard. Draw a box around it and then starting from the left side of the box, draw a horizontal line running across to the centre left of the page.
  • 2. Brainstorm and determine the major categories that may have an impact on the identified problem. Then write each category as branches from the main horizontal line running across the paper or whiteboard. 
  • 3. Brainstorm and identify all the possible causes for the specified problem and ask, “why does this happen?” As each idea is given, the leader of this analysis writes it as a branch from the relevant category. It is important to note that possible causes can be placed in more than one category. 
  • 4. Again, ask “why does this happen?” for each cause that is written down and write down sub-causes that branch off from the main cause. Continue doing this to create a deeper understanding of the causes — the layers of branches represent causal relationships.

The primary goal of the 5 Whys analysis is to find the root cause of a given problem by asking a series of “why” questions five times. However, in some cases, it may take more or fewer whys, depending on the complexity of the root cause.

The 5 Whys analysis is the final of four lean tools for simple problem solving and it is one of the most powerful assessment tool of all non-statistical analyses. In short, by using this analysis, you’ll be able to identify the root cause of the problem and understand the underlying cause and effect of the identified problem. 

The 5 Whys Procedure

Listed below are the steps you should follow to complete the 5 Whys analysis:

  • 1. Start by identifying a specific problem — what is it that you are having difficulties with? Jot this down somewhere. For example, on a piece of paper.
  • 2. Ask why this problem has occurred and write the answer below the identified problem.
  • 3. Continuously ask “why” to each of the successive answers you write down until you arrive at and determine the root cause of the problem.

To reiterate, again, the 5 Whys analysis may take more or fewer than 5 whys to determine the root cause. Additionally, it is important to ensure that all team members collaborating on the 5 Whys analysis agree with each of the questions being answers, as well as the root cause of the problem.

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Direct and Indirect Speech Worksheets

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Fend off any errors that might creep into your speech with our free, printable direct and indirect speech worksheets! We use direct speech to quote the exact same words that someone utters. The indirect speech is used to report someone's speech, often with words slightly changed. Convert a range of sentences including the interrogative, imperative, and exclamatory sentences into reported speech. Make your grammar life richer and more fulfilling with this coveted collection of quoted and reported speech worksheets pdf!

Our direct and reported speech worksheet pdfs are most recommended for children in 4th grade through 8th grade.

Reported Speech with Time Expressions

Kids in 5th grade, 6th grade and 7th grade convert sentences into indirect speech, paying attention to how expressions of time change here. For example, write "that day" for "today" and "the next day" for "tomorrow".

Reported Speech with Time Expressions

Writing Statements in Reported Speech

Both direct speech and indirect speech have their natural habitat, and children must use each where it belongs. In these direct and indirect speech worksheets pdf, grade 7 and grade 8 kids write each statement as reported speech.

Writing Statements in Reported Speech

Changing Interrogative Sentences into Reported Speech

Don't write a question mark after "Sam asked me where I was going". This is a statement and not a question, although it contains the word "where". Let children write each interrogative sentence in reported speech here.

Changing Interrogative Sentences into Reported Speech

Converting Imperative Sentences into Reported Speech

Watch grade 6 kids rewrite sentences that denote a request, command, or advice in reported speech, using reporting verbs like "ordered", "instructed", and more in these printable direct and indirect speech worksheets!

Converting Imperative Sentences into Reported Speech

Rewriting Exclamatory Sentences Using Reported Speech

Thanks to scenarios that exclaim – sometimes with joy and other times with sorrow – these grade 8 worksheets are kinetic and ebullient. Upgrade your practice by converting exclamatory sentences into indirect speech.

Rewriting Exclamatory Sentences Using Reported Speech

Changing Reported Speech into Direct Speech

In this section of our printable indirect and direct speech worksheets, there are sets of sentences in reported speech, and children are expected to write each sentence in the direct or quoted speech.

Changing Reported Speech into Direct Speech

Punctuating Direct Speech

Instruct children in grade 4 and grade 5 to read the given sentences and insert commas and quotation marks wherever necessary to reflect direct speech.

Punctuating Direct Speech

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Unit 7 - Exercise 1 - Reported speech

Rewrite the direct speech as reported speech to complete the sentences. Use contractions where possible.

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reported speech worksheets for grade 7

Reported Speech Worksheets

Reported speech worksheets to help your students improve their understanding and skills in English. Reported speech can be tricky for some students and takes a bit of time and practice. Once they’ve nailed it, they often realise how easy it is. Get your students to rewrite the sentences in these worksheets, and change them from direct speech to reported speech. Get them to do it independently during English and then mark it together as a class. These reported speech worksheets are also perfect to literacy rotations. 

Reported speech worksheet

More Reported Speech Worksheets

Need more reported speech resources? Check out English Grammar . They have more examples of changing direct speech to reported speech.

reported speech worksheets for grade 7

  • Explanations

Reported Speech Exercises

Perfect english grammar.

reported speech worksheets for grade 7

Here's a list of all the reported speech exercises on this site:

( Click here to read the explanations about reported speech )

Reported Statements:

  • Present Simple Reported Statement Exercise (quite easy) (in PDF here)
  • Present Continuous Reported Statement Exercise (quite easy) (in PDF here)
  • Past Simple Reported Statement Exercise (quite easy) (in PDF here)
  • Present Perfect Reported Statement Exercise (quite easy) (in PDF here)
  • Future Simple Reported Statement Exercise (quite easy) (in PDF here)
  • Mixed Tense Reported Statement Exercise (intermediate) (in PDF here)
  • 'Say' and 'Tell' (quite easy) (in PDF here)

Reported Questions:

  • Present Simple Reported Yes/No Question Exercise (intermediate) (in PDF here)
  • Present Simple Reported Wh Question Exercise (intermediate) (in PDF here)
  • Mixed Tense Reported Question Exercise (intermediate) (in PDF here)

Reported Orders and Requests:

  • Reported Requests and Orders Exercise (intermediate) (in PDF here)

Mixed Exercises:

  • Reported Speech Mixed Exercise 1 (difficult) (in PDF here)
  • Reported Speech Mixed Exercise 2 (difficult) (in PDF here)

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Reported Speech

Direct and indirect speech, poster comprehension, 5th -  6th  .

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Class 7 Reported Speech - 1

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She said, "I am hungry."

She said that she is hungry.

She said that she was hungry.

Michael said to Alex,"I am going to the party."

Michael told Alex that he has been going to the party.

Michael told Alex that he was going to the party.

The captain said, "I will win the election."

The captain said that I would win the election.

The captain said that he would win the election.

Mary said, "My mother baked a cake for me."

Mary said that her mother had baked a cake for her.

Mary said that her mother was baking a cake for her.

The teacher said, "She can deliver the speech."

The teacher said that she can deliver the speech.

The teacher said that she could deliver the speech.

John said, "I am washing the dishes."

John said that he is washing the dishes.

John said that he was washing the dishes.

Peter said, "I was reading a book."

Peter said that he was reading a book.

Peter said that he had been reading a book.

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  • Direct And Indirect Speech Worksheet For Class 7

There are two ways of reporting people’s words and thoughts. When we give the exact words of the speaker, it is called direct speech.

  • Rahul said, ‘I am going home.’
  • The man asked, ‘What do you want?’
  • The mother asked the girl, ‘Why are you crying?’

We can also report these questions and statements by making them a part of our sentence. This is called indirect speech or reported speech.

When we change a sentence from direct speech to indirect speech, there is usually a change in tense and pronouns. Also, words showing nearness in time and place will be replaced by words indicating distance in indirect speech. Can you use indirect speech correctly?

Basic rules for indirect speech

If the reporting verb / main verb is in the past tense, the rest of the sentence too will be in the past tense.

  • Radha said, ‘I am feeling sick.’
  • Radha said that she was feeling sick.
  • ‘I can’t find my phone,’ the girl said.
  • The girl that she couldn’t find her phone.

Generally speaking, the present verb in the direct speech changes to the past verb in the indirect speech.

  • is / am -> was
  • are -> were
  • has / have -> had
  • do / does -> did
  • will -> would; can -> could; may -> might; shall -> should
  • The employee said, ‘I have finished the job.’ (Direct speech)
  • The employee said that he/she had finished the job. (Indirect speech)
  • I don’t want to live here,’ said the old woman. (Direct speech)
  • The old woman said that she didn’t want to live there.
  • She said, ‘I will be leaving in an hour.’ (Direct speech)
  • She said that she would be leaving in an hour. (Indirect speech)

Direct and indirect speech worksheet for class 7

Change the following sentences in direct speech to indirect speech .

1. Shyam said, “I want to buy a new laptop.’

2. Rahul said to me, ‘I am going to the movies.’

3. Mother said to me. ‘Learn your lessons.’

4. Madhav said, ‘I am hungry.’

5. Supriya said, ‘I am preparing for my exam.’

6. Rahul said, ‘I have to send a letter to my grandmother.’

7. Venu said, ‘I failed my exam.’

8. Manohar said to me, ‘I like your attitude.’

9. The girls said, ‘We are rehearsing for the programme.’

10. He said, ‘I know the answer.’

11. ‘I want to talk to the manager,’ said the woman.

12. ‘Do you know anyone here?’ he asked me.

13. ‘I will return in an hour,’ he said to me.

14. ‘Will you accept the job?’ my mother asked.

15. ‘When will you arrive?’ she asked me.

16. ‘I don’t enjoy this party,’ he said.

17. ‘I can’t bear the pain,’ said the boy.

18. ‘Say something,’ the investigators asked him.

19. ‘Leave me alone,’ she said to me.

20. ‘This is my seat,’ the boy told me.

1. Shyam said that he wanted to buy a new laptop .

2. Rahul told me that he was going to the movies.

3. Mother told me to learn my lessons. / Mother asked me to learn my lessons.

4. Madhav said that he was hungry.

5. Supriya said that she was preparing for her exam .

6. Rahul said that he had to send a letter to his grandmother .

7. Venu said that he had failed his exam.

8. Manohar told me that he liked my attitude.

9. The girls said that they were rehearsing for the programme.

10. He told me that he knew the answer .

11. The woman said that she wanted to talk to the manager.

12. He asked me if / whether I knew anyone there.

13. He told me that he would return in an hour.

14. My mother asked me if / whether I would accept the job.

15. ‘She asked me when I would arrive.

16. He said that he didn’t enjoy that party.

17. The boy cried that he couldn’t bear the pain .

18. The investigators asked /told him to say something.

19. She asked/told me to leave her alone.

20. The boy told me that that was his seat .

More Direct and Indirect Speech Worksheets And Exercises

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  • Changing yes/no questions from direct speech to indirect speech
  • Direct and indirect speech exercise for class 7
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  • Direct and indirect speech rules

9 thoughts on “Direct And Indirect Speech Worksheet For Class 7”

reported speech worksheets for grade 7

Nice! very helpful!

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Thankyou,it was very helpful.Questions are not very tricky

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It was very helpful … thanks

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Verry easy chhhhhhhiiiiiiiiiiiiiiiiii all is my correct Oooo la chi cho

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Good but i expected a bit more harder

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Question and Answer forum for K12 Students

Direct and Indirect Speech Exercises for Class 7 CBSE

Direct and Indirect Speech Exercises for Class 7 CBSE With Answers

When we use the exact words of the speaker, it is called direct speech. Indirect or Reported Speech refers to a sentence reporting what someone has said.

Basic  English Grammar  rules can be tricky. In this article, we’ll get you started with the basics of sentence structure, punctuation, parts of speech, and more.

Direct and Indirect Speech Exercises for Class 7 CBSE With Answers PDF

When the exact words of the speaker are quoted, it is called direct speech. When the meaning of the words is reported without using the exact words, it is called indirect speech.

  • Cam said, “The monster is coming.” (direct speech)
  • Cam said that the monster was coming. (indirect speech)

Changing Tenses

When the reporting verb is in the past tense, we change tense as given below. The tense does not change in case of past perfect or past perfect continuous.

Exceptions 1. When the reporting verb is in the present tense or future time, the tenses in the reported verb remain unchanged. Example:

  • Alam says, “I am feeling better.”
  • Alam says that he is feeling better.

2. When reporting a universal truth or a moral principle or a natural fact, we may or may not change the present tense in the reported speech. Example:

  • Deepti said, “The Pacific Ocean is the largest ocean in the world.”
  • Deepti said that the Pacific Ocean is the largest ocean in the world.

Direct and Indirect Speech Exercises Solved Example With Answers for Class 7 CBSE

A. Complete the following reported speeches by filling in the blanks.

Question 1. Mary said, “Dipanwita is learning to play the piano.” Mary said that Dipanwita …………………………… (is learning/was learning) to play the piano. Answer: Mary said that Dipanwita was learning to play the piano.

Direct and Indirect Speech Exercises With Answers

Question 2. Kaustav said, “The next World Cup will take place in Russia.” Kaustav said …………………………… (that/which) the next World Cup …………………………… (will/would) take place in Russia. Answer: Kaustav said that the next World Cup would take place in Russia.

Direct and Indirect Speech Exercises Solved Example With Answers

Question 3. Ms Paul said, “We should reduce our usage of oil and petrol.” Ms Paul said that we …………………………… (should reduce/had reduced) our usage of oil and petrol. Answer: Ms Paul said that we should reduce our usage of oil and petrol.

Question 4. The volunteer said, “The relief work in the flood-affected areas is going well.” The volunteer said that the relief work in the flood-affected areas …………………………… (had gone/was going) well. Answer: The volunteer said that the relief work in the flood-affected areas was going well.

Question 5. The newspapers report read, “There has been too much rain this year.” The newspapers …………………………… (report/reported) that there …………………………… (has been had been) too much rain this year. Answer: The newspapers reported that there had been too much rain this year.

Changing Pronouns And Possessive Adjectives

  Changing Time And Place Words

Place, demonstrations, and time expressions:-Place, demonstrations, and time expressions change if the context of the reported statement (i.e. the location and/ or the period of time) is different from that of the direct speech.

In the following table, you will find the different changes of place, demonstrations, and time expressions.

B. Change these sentences to reported speech.

Question 1. Sharif said, “The books are here on this table.” Answer: Sharif said that the books were there on that table.

Question 2. Neelam said, “I am at the station now.” Answer: Neelam said that she was at the station then.

Question 3. Pragya said, “I bought these pens from the shop there.” Answer: Pragya said that she had bought those pens from the shop there.

Question 4. Her friends said, “We are going to the concert tonight.” Answer: Her friends said that they were going to the concert that night.

Question 5. I said, “Satya completed his graduation last year. This year, he will travel. Answer: I said that Satya had completed his graduation the previous year. That year, he would travel.

Reporting Questions

  C. Kyle, a student from the Philippines, has enrolled in Shivani’s class. Shivani asks him the following questions. Report these questions.

Question 1. When did you and your parents move to India? Answer: Shivani asked Kyle when did he and his parents move to India.

Question 2. How long will you stay? Answer: She asked him how long would he stay.

Question 3. Are you enjoying your stay here? Answer: She also asked him if he was enjoying his stay there.

Question 4. Have you faced any difficulties while adjusting at school? Answer: Then, she asked him is he had faced any difficulties while adjusting at school.

Question 5. Do you miss your friends from the Philippines? Answer: At the end, whe asked him if he missed his friends from Philippines.

Reporting Requests And Commands

While reporting requests or commands, instructions or pieces of advice, we use the reporting verb which matches the meaning of the direct sentence, and the verb in the original direct speech is changed to its infinitive form. Example:

  • Farzana asked, “Could you look after my dog when I am away?”
  • Farzana requested me to look after her dog while she was away.

Reporting Wishes Or Exclamations

Those sentences, which express our feelings and emotions, are called exclamatory sentences. Mark of exclamation is used at the end of an exclamatory sentence.

For Examples:

  • Hurray! We have won the match.
  • Alas! He failed in the test.
  • How beautiful that dog is!
  • What a marvelous personality you are!

To change exclamatory sentences into Indirect Speech, follow the rules given below along with the above–mentioned rules: In case, there is an interjection i.e., alas, aha, hurray, aha, etc in the Reported Speech, then they are omitted along with a sign of exclamation. Reporting verb i.e. said is always replaced with exclaimed with joy, exclaimed with sorrow, exclaimed joyfully, exclaimed sorrowfully, or exclaimed with great wonder or sorrow.

D. Rewrite the following sentences in reported speech.

Question 1. Lalita said, “Wow! I have won the first prize!” Lalita exclaimed ……………………………………………………………………………… Answer: Lalita exclaimed that he had won the first prize.

Question 2. Hansa said to Kavya, “Happy journey!” Hansa wished Kavya. ……………………………………………………………………………… Answer: Hansa wished Kavya a happy journey.

Question 3. Dina said to me, “I solved the puzzle!” Dina exclaimed that ……………………………………………………………………………… Answer: Dina ‘exclaimed that she had solved the puzzle.

Question 4. My father (to me): May you have a successful career! My father wished me ……………………………………………………………………………… Answer: My father wished me a successful career.

Question 5. Child (to Mummy): Good night! The child wished his mother ……………………………………………………………………………… Answer: The child wished his mother a good night.

Question 6. Lalit said to Hansita, “Wish you a speedy recovery from illness!” Lalit wished Hansita ……………………………………………………………………………… Answer: Lalit wished Hansita a speedy recovery from illness.

Question 7. Ms. Quader said to the class, “Good luck for your exams!” Ms. Quader wished the class ……………………………………………………………………………… Answer: Ms. Quader wished the class good luck for their exams.

E. Change the following from indirect speech to direct speech.

Question 1. The gardener warned us to look out as there was a snake in the garden. The gardener said ……………………………………………………………………………… Answer: The gardener said, “Lookout! There is a snake in the garden.”

Question 2. My mother wished me a happy birthday. My mother said to me ……………………………………………………………………………… Answer: My mother said to me, “Happy birthday.”

Question 3. Kala exclaimed that she was very sorry for her mistake. Kala said to me ……………………………………………………………………………… Answer: Kala said to me, “I am sorry for my mistake.”

Question 4. Sugata cried out in pain that a thorn had pricked him. Sugata said ……………………………………………………………………………… Answer: Sugata said, “A thorn has pricked me!”

Question 5. Jatin wished me a lovely day. Jatin said to me ……………………………………………………………………………… Answer: Jatin said to me, “Have a lovely day.”

Converting Statements From Indirect Into Direct Speech

While changing indirect speech into direct speech, we use the reporting verb say or said. We make necessary changes to the tenses, personal pronouns and adjectives, and time and place words. We add inverted commas to the words spoken by the speaker. Examples:

  • Meha said that she was in the library.
  • Meha said, “I am in the library.”
  • Amit told Rohan that the trip had been canceled.
  • Amit said to Rohan, “The trip has/was/had been canceled.”

F. Fill in the missing words in the direct speech.

Question 1. Harry asked me if I had read that book. Harry ……………………………….. me, “Have you read this book?”. Answer: Harry asked me, “Have you read this book?”

Question 2. Soumya asked Tripti if she liked eggs. Soumya asked Tripti, “Do. ……………………………….. like eggs?” Answer: Soumya asked Tripti, “Do you like eggs?”

Question 3. Kinu asked Thimpu who would teach him English. Kinu asked Thimpu, “Who will teach ……………………………….. English?” Answer: Kinu asked Thimpu, “Who will teach me English?”!

Question 4. Charu asked why the laptop was not working. Charu asked, “Why ……………………………….. the laptop not working?” Answer: Charu asked, “Why is the laptop not working?”

Question 5. Sam asked who had let the dogs out. Sam asked, ……………………………….. the dogs out?” Answer: Sam asked, “Who let the dogs out?”

English Grammar Lessons And Worksheets

Sentences are given in the direct speech. Change them into the indirect speech.

1. The captain said, ‘This is an occasion to celebrate.’

2. The mother said to her daughter, ‘I’m proud of your achievements.’

3. ‘I’ve spoken nothing but the truth,’ the prisoner said.

4. The mother said to her son, ‘I will lend you the money but you have to listen to me.’

5. ‘Is your father at home?’ the stranger asked me.

6. ‘Get out of the class,’ the teacher yelled at the boy.

7. Sarika said, ‘Let’s get something to eat.’

8. Karan said, ‘Alas, how foolish I have been.’

9. The traveler said, ‘I’ve lost all my money.’

10. They said to her this morning, ‘We will meet you tomorrow evening.’

1. The captain said that it was an occasion to celebrate.

2. The mother told her daughter that she was proud of her achievements.

3. The prisoner insisted that he had spoken nothing but the truth.

4. The mother told her son that she would lend him the money but he had to listen to her.

5. The stranger asked me if my father was at home.

6. The teacher ordered the boy to get out of the class.

7. Sarika suggested that we should get something to eat.

8. Karan regretted that he had been very foolish.

9. The traveler cried / exclaimed that he had lost all his money.

10. They told her this morning that they would meet her the next day in the evening.

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15 thoughts on “Direct and indirect speech worksheet for class 7”

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Very helpful.It helped in exam

It helped me very much.

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The questions were good for revision before finals but they would have been better if direct speeches containing answer questions like ( he asked,” where has suransh gone?”). In such type of questions me and my classmates often get confused as we always forget to write ‘has’ after the name ‘suresh’ otherwise the statement would get converted into a question. The answer would be: He asked where Suresh has gone. THANKS FOR HEARING ME OUT…

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Actually, the answer should be ‘He asked where Suresh had gone’. When a report, a present perfect in the direct speech changes into a past perfect in the indirect speech.

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it didn t help me it was very poor excersise and poor graphics

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Reported speech

Reported Speech Exercises for Class 7 CBSE With Answers

Online education reported speech exercises for class 7 cbse with answers pdf.

  • You have learned that we can report the words of a speaker in two ways.
  • We may quote the speaker’s actual words. This is called direct speech.
  • My friends said, “We enjoyed our holiday in London.”
  • Kavish said, “I was working on my project.”
  • “I shall come to your party, “Navya promised.

This grammar section explains Online Education English Grammar in a clear and simple way. There are example sentences to show how the language is used. You can also visit the most accurate and elaborate  NCERT Solutions for Class 7 English . Every question of the textbook has been answered here. https://ncertmcq.com/reported-speech-exercises-for-class-7/

Reported Speech Class 7

Note that indirect speech:

  • Inverted commas are used to indicate the exact words of the speaker. (You may use either single and double inverted commas.)
  • A comma is placed immediately after the reporting verb. (In the third example the sentence ends with the reporting verb and is, therefore, followed by a full stop.)
  • The punctuation at the end of the sentence in direct speech is placed before the closing inverted comma(s).

We can also report what the speaker said without quoting his/her exact words. This is called indirect speech or reported speech.

My friends said that they had enjoyed their holiday in London. Kavish said that he was/had been working on his project. Navya promised that she would come to my party.

In indirect speech, we:

  • use the conjunction that immediately before the reported words.
  • change the person of the first and second-person pronouns.
  • change the tense of the verb.
  • do not use inverted commas.

* doesn’t change.

Reported Speech Class 7 Worksheet

Different types of Sentence: When you use reported, you either report:

  • requests / commands
  • other types

Reported Speech Class 7 Worksheet With Answers

A. Reporting Statements: When transforming statements, check whether you have to change:

  • place and time expression

1. Pronouns: In reported speech, you often have to change the pronoun depending on who says what. Example:

  • She says, “My dad likes roast chicken.”
  • she says that her dad likes roast chicken.
  • If the sentence starts in the parent, there is no backshifts to tenses in reported speech.
  • If the sentence starts in the past, there is often backshift of tense in reported speech.

Reported Speech Class 7 Exercise With Answers

B. Place, Demonstratives and Time expressions Place, demonstratives, and time expressions change if the context of the reported statement (i.e. the location and/or the period of time) is different from that of the direct speech.

In the following table, you will find the different changes of place; demonstratives and time expressions.

Reported Speech Worksheet For Class 7

Reporting Questions When transforming questions, check whether you have to change:

  • place and time expressions
  • tenses (backshift)

Also, note that you have to:

  • transform the question into an indirect question
  • use the question word (where, when, what, how) or if/whether

Reported Speech Exercises For Class 7

C. Reporting requests/commands

We transforming requests and commands, check whether you have to change:

Tenses are not relevant for requests – simply use to / not be + verb (infinitive without “to”) Example:

  • She said, “sit down.” – she asked me to sit down.
  • She said, “don’t be lazy” – she asked me not to be lazy.
  • For affirmative use to + infinitive (without to)
  • For negative requests, use not to + infinite (without to).

Reported Speech For Class 7

D. Other transformations Expressions of advice with must, should, and ought are usually reported using advice/urge. Example:

  • “You must read this book.”
  • He advised/urged me to read that book.

The expression let’s is usually reported using suggest. In this case, there are two possibilities for reported speech: gerund or statement with should. Example: Let’s go to the cinema.

  • He suggested going to the cinema.
  • He suggested that we should go to the cinema.

Reported Speech Exercises For Class 7 With Answers Pdf

Main clauses connected with and/but If two complete main clauses are connected with, and or, but, put, that after the conjunction.

  • He said, “I saw her but she didn’t see me.“
  • He said that he had seen her but that she hadn’t seen him.”

If the subject is dropped in the second main clause (the conjunction is followed by a verb), do not use, that’.

  • She said, “I am a nurse and work in a hospital.”
  • He said that she was a nurse and worked in a hospital.”
  • Here’s a table of some possible conversions:

Reported Speech Solved Examples Exercises for Class 7 CBSE

Reported Speech Class 7 Exercise Question 1. Sentences are given indirect speech. Change them into indirect speech. (i) The teacher said to the boys, ‘Have you done your homework?’ (ii) The little girl asked the man, ‘Will you help me?’ (iii) Janaki said, ‘I have been reading this book.’ (iv) Mother said to the daughter, ‘Go and change your dress.’ (v) Susie said, “I had read this book before I gave it to you. (vi) Mike said, ‘I will bring my piano.’ (vii) The officer told the clerk, ‘Bring me that file.’ (viii) Jane asked, ‘Have you read that book? (ix) Malathi asked, ‘Where is your watch?’ (x) Sophia said, ‘I watched this movie last week.’ Answer: (i) The teacher asked the boys if they had done their homework. (ii) The little girl asked the man if he would help her. (iii) Janaki said that she had been reading that book. (iv) The mother told the daughter to go and change her dresses. (v) Susie said that she had read that book before she gave it to me. (vi) Mike said that he would bring his piano. (vii) The officer told the clerk to bring him that file. (viii) Jane asked if I had read that book. (ix) Malathi asked where my watch was. (x) Sophia said that she had watched that movie the previous week.

Reported Speech Worksheet Class 7 Question 2. Sentences are given indirect speech. Change them into indirect speech. (i) Helen asked me, “What does he do for a living?” (ii) They asked me, “How are you going?” (iii) Craig asked Anne, “Are you married?” (iv) “Sally asked Harry, “How long have you been back?” (v) Jack asked Jill, “Can you go up the hill?” (vi) Dillon asked me, “Do you smoke?” (vii) Sol asked me, “What are you doing now?” (viii) Sylvia asked me, “Why did you come late?” (ix) Jenny asked me, “How many times did you ring? (x) Emma asked me, “Are you Ok?” Answer: (i) Helen asked me what he did for a living. (ii) They asked me how I was going. (iii) Craig asked Anne if she was married. Or Craig asked Anne whether she was married. (iv) Sally asked Harry how long he had been back. (v) Jack asked Jill if she could go up the hill. Or Jack asked Jill whether she could go up the hill. (vi) Dillon asked me if I smoked. Or Dillon asked me whether I smoked. (vii) Sol asked me what I was doing now. (viii) Sylvia asked me why I had come late. Or Sylvia asked me why I cam late. (ix) Jenny asked me how many times I had rung. Or Jenny asked me how many times I rang. (x) Emma asked me if I was Ok. Or Emma asked me whether I was Ok?”

Reported Speech Practice Examples Exercises for Class 7 CBSE

Reported Speech Exercise Class 7

1. Choose the correct option (i) “Where do you live?” (a) Miho asked me where do I live (b) Miho asked me where I lived (c) Miho asked me where did I live

(ii) “What is the time?” (a) Can you tell me what is the time? (b) Can you tell me what the time is?

(iii) “Why did he say that?” (a) I would like to know why he said that (b) I would like to know why did he say that

(iv) “Do we have a test tomorrow?” (a) I’ve forgotten do we have a test tomorrow? (b) I’ve forgotten if we have a test tomorrow. (c) I’ve forgotten have we have a test tomorrow?

(v). “Don’t talk!”. (a) The teacher told us not to talk. (b) The teacher told us to not talk.

(vi) “Have you finished with the computer” (a) She asked if had I finished with the computer. (b) She asked if I had finished with the computer.

(vii) “I’ll give you your money back tomorrow.”. (a) She promised me to give the money back the next day. (b) She promised to give me back the money the next day.

(viii) “Can I use your phone?” (a) I asked her could I use her phone. (b) I asked her if could us her phone. (c) He begged me not to tell her what he had said.

(ix) “When are you going back to Japan?” (a) He asked when I was going back to Japan. (b) He asked when was I going back to Japan. (x) “Why did you have to wait so long?” (a) She wanted to know why we had to wait so long. (b) She wanted to know why did we have to wait so long.

Reported Speech Exercises For Class 7 Cbse With Answers

2. Complete these indirect speech sentences with the correct pronoun or determiner. The first one has been done for you.

reported speech worksheets for grade 7

Reported Speech online exercise for Grade 7 | Live Worksheets Home Worksheets Reported Speech Reported Speech Evelyn Zuñiga Member for 3 years 2 months Age: 11-13 Level: Grade 7 Language: English (en) ID: 380647 24/09/2020 Country code: PE Country: Peru School subject: Language Acquisition (1056240) Main content: Reported Speech (1155709)

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Reported Speech Exercises for Class 7 CBSE With Answers Pdf You have learned that we can report the words of a speaker in two ways. We may quote the speaker's actual words. This is called direct speech. My friends said, "We enjoyed our holiday in London." Kavish said, "I was working on my project." "I shall come to your party, "Navya promised.

It doesn't matter if you're teaching basic reported speech to ESL level-one beginners, or practicing advanced reported speech with your level-five students - you'll find worksheets here that are perfectly adapted for your students' skill and experience.

In these direct and indirect speech worksheets pdf, grade 7 and grade 8 kids write each statement as reported speech. Changing Interrogative Sentences into Reported Speech. Don't write a question mark after "Sam asked me where I was going". This is a statement and not a question, although it contains the word "where".

Direct and Indirect speech. by Phatra4237. Reported speech. by tuyetmai2104. Unit test. by Mr_Deni. Reported speech with present tense. by MrPerez11. Reported Speech.

Unit 7 - Exercise 1 - Reported speech. Rewrite the direct speech as reported speech to complete the sentences. Use contractions where possible.

To change an imperative sentence into a reported indirect sentence, use to for imperative and not to for negative sentences. Never use the word that in your indirect speech. Another rule is to remove the word please. Instead, say request or say. For example: "Please don't interrupt the event," said the host.

Sentences are given in direct speech. Change them into indirect speech. 1. The teacher said to the boys, 'Have you done your homework?' 2. The little girl asked the man, 'Will you help me?' 3. Janaki said, 'I have been reading this book.' 4. Mother said to the daughter, 'Go and change your dress.' 5.

Get your students to rewrite the sentences in these worksheets, and change them from direct speech to reported speech. Get them to do it independently during English and then mark it together as a class. These reported speech worksheets are also perfect to literacy rotations. Reported speech worksheets ready to print! Use these worksheets to ...

CBSE Class 7 English Grammar Reported Speech are part of NCERT Solutions for Class 7 English. Here we have given CBSE Class 7 English Grammar Reported Speech. CBSE Class 7 English Grammar Reported Speech 1. There are two different ways in which we can report the words of a speaker : (a) Direct Speech or Direct Narration.

Reported Speech Worksheet For Class 7 CBSE Leave a Comment / By Manjusha / August 5, 2022 Change the given sentences into indirect speech. 1. 'I don't eat meat,' the boy exclaimed. 2. 'I am waiting for the bus,' said Suresh. 3. 'I have lost my key,' she cried. 4. They said, 'We have been waiting for ages.' 5.

Here's a list of all the reported speech exercises on this site: (Click here to read the explanations about reported speech) Reported Statements: Present Simple Reported Statement Exercise (quite easy) (in PDF here) Present Continuous Reported Statement Exercise (quite easy) (in PDF here) Past Simple Reported Statement Exercise (quite easy) (in ...

Reported speech or indirect speech is the exact meaning of what someone said but not the exact words. Peter said (that) he was making good progress in learning English. Notice in the reported sentence above that quotations marks are not used. In addition, the word that can be omitted in everyday speech, especially after the verb said. We can say:

3rd. 10 Qs. Reported Speech. 3.2K plays. 5th - 6th. Class 7 Reported Speech - 1 quiz for 6th grade students. Find other quizzes for English and more on Quizizz for free!

Tip 10: Conversion of Indirect to Direct Speech. 1. Use the reporting verb, "say" or "said to" in its correct tense. 2. Remove the conjunctions "that, to, if or whether etc" wherever necessary. 3. Insert quotation marks, question mark, exclamation and full stop, as per the mood of the sentence. 4.

Direct And Indirect Speech Worksheet For Class 7 9 Comments / By Manjusha / November 16, 2020 How to Make Interactive PowerPoint Animation Presentation Tutorial There are two ways of reporting people's words and thoughts. When we give the exact words of the speaker, it is called direct speech. Rahul said, 'I am going home.'

Direct and Indirect Speech Exercises for Class 7 CBSE With Answers - Learn Cram Direct and Indirect Speech Exercises for Class 7 CBSE With Answers April 5, 2023 by Laxmi When we use the exact words of the speaker, it is called direct speech. Indirect or Reported Speech refers to a sentence reporting what someone has said.

Direct and indirect speech worksheet for class 7 15 Comments / By Manjusha / March 20, 2016 Explore the Rich World of Literature: Open Online Courses for Bookworms and Writers. Sharing is caring! Sentences are given in the direct speech. Change them into the indirect speech. 1. The captain said, 'This is an occasion to celebrate.' 2.

Level: 1. Language: English (en) ID: 7355610. 27/11/2023. Country code: VN. Country: Vietnam. School subject: English (1075594) Main content: Pronunciation: Rhythm Vocabulary: Words and phrases related to the environment and ways to protect it Grammar: Reported speech (2335648) Pronunciation: Rhythm.

Reported Speech Reported Speech Inga Norvaisiene Member for 3 years 1 month Age: 12-13 Level: Grade 7 Language: English (en) ID: 873788 01/04/2021 Country code: GB Country: United Kingdom School subject: English as a Second Language (ESL) (1061958) Main content: Reported statements (2010034) Reported statements Loading ad...

Reported speech online exercise for Grade 7 | Live Worksheets Search Worksheets Home Worksheets Reported speech Reported speech Annamaria Szalma Member for 2 years 10 months Age: 11+ Level: Grade 7 Language: English (en) ID: 738902 19/02/2021 Country code: ES Country: Spain School subject: English as a Second Language (ESL) (1061958)

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Reported Speech Class 7 Worksheet With Answers. A. Reporting Statements: When transforming statements, check whether you have to change: pronouns. tense. place and time expression. 1. Pronouns: In reported speech, you often have to change the pronoun depending on who says what. Example:

The Lean Post / Articles / Thinking About the Why of the What of Problem-Solving

Thinking About the Why of the What of Problem-Solving

Problem Solving

Thinking About the Why of the What of Problem-Solving

By John Shook

November 2, 2018

When we talk about problem-solving, what we’re really talking about here is creating adaptive capacity, the deep capability of an organization to tackle anything that comes its way, any obstacle that comes between you and where you want to go. Tackling problems one by one is what gives an organization capability for deep adaptability.

The way we think about problems matters. If we fear them, we tend to hide them. If we approach them all the same way, we may overanalyze simple problems (no analysis paralysis, please – just do it!) or jump to conclusions when faced with wicked problems that call for stopping, taking a deep breath, and figuring out what is going on before leaping to action.

Art Smalley’s new book Four Types of Problems  can help us better understand the need for different approaches for different problem situations. Born of problem solving classification used by many problem solvers at Toyota in Japan (where Art worked many years ago), a casual summary of Four Types could be:

  • Troubleshooting: reacting rapidly (and sometimes temporarily) to fix problems by quickly returning conditions to immediately known standards or normal conditions.
  • Gap-from-standard problem solving: solving problems at root cause relative to existing standards or conditions.
  • Target-state problem solving: removing obstacles toward achieving a well-defined vision or new standards or conditions (aka kaizen or continuous improvement ).
  • Open-ended problem solving: pursuit of a vision or ideal condition (think new products, processes, services, or systems).

The first two are both “caused” problems (s*** happens) and the second two are “created” (don’t wait for it to break – break it!).

Why bother categorizing any type of problem-solving at all? Simply because categorizing things can sometimes help. At a high level, there are living beings. But it helps to understand better what it means to be human when we have categories like mammals and sapiens to frame discussion and biological research. Shades of gray are all grey (sic), but they are also all colors.

We’d like to be able to paint in more than one color on more than one type of surface, and we’d like to be effective in dealing with any problem situation that may come our way. In order to better conceptualize the need for different approaches for different problem situations and therefore develop better capability in handling different situations, Toyota problem solvers in Japan sometimes tap into a framework that is similar to Art’s four types of problemsframework.

Of course, as individuals or as organizations, we all have our strengths and weaknesses. The most important contribution of Art’s Four Types categorization may be that it provides a self-reflection framework to assess and understand the state of our organizations’ problem-solving capability. Does your team have capability in all four types? Probably not. None of us are as proficient as we’d like to be in every situation. Your team may be very strong in the skills required to perform well in one or two of the types of problem situations and quite weak in the other two. Solid skills across the board will enable you and your team to flourish no matter the kinds of problems that present themselves to you.

For those of you paying attention to the Four Types framework as it relates to Toyota’s more broadly knownways of portraying approaches to problem solving, you will note that Troubleshooting and Gap-from-Standard are a further divide of the company’s “caused problems” category, while Target Condition and Open-ended further breakdown the “created” category of problems.

The caused vs created distinction is critical and yet often overlooked. We encounter problems that are:“ caused ,” where something breaks due to something that has gone wrong and we need to return things to a defined standard or expectation;or “created,” which is where we intentionally break the standard to set a new target condition or desired level of performance.  That Toyota approach is well known by now as TBP, Toyota Business Practice; Tracey and Ernie Richardson do a great job of describing and teaching it (check out the book The Toyota Engagement Equation ).

Art’s Type One and Two problems are a further subdivision of “caused” problems, while Types Three and Four represent deeper categorizations of “created” ones. The fundamental difference between Types Three and Four is that in Type Three situations, we have enough knowledge to draw a clear picture of the target condition and, if not a clear path, ofhow to problem-solve our way to get there (you can find plenty of excellent examples from improvement kata work or any good Future State VSM : 

Thinking About the Why of the What of Problem-Solving

With “open-ended” (or as I like to call it “emergent”) problem solving, we don’t know enough about the desired state to even define it in detail, much less lay out a clear glide path of how to reach it. In the extreme, world hunger is the proverbial example. Or consider how Alexander Fleming discovered penicillin – he wasn’t even trying to solve the problem of infectious diseases. In that case, Fleming wasn’t working back from the problem to solve at all – yet a powerful solution to an important human problem emerged.

Closer to home, automobile companies are now flailing about, trying many different ideas to see what may stick (what solution may emerge) as new technologies and societal needs bring disruption to an industry that has experienced no fundamental structural changes for a full 100 years. Uncertainty and disruption are now pounding the auto industry from five directions: alternative powertrains, autonomous driving, asset sharing, intelligent vehicles and roads, and, last but not least, customers who may no longer desire 700 horsepower muscle cars or opulent luxury sedans.

Tesla, for its part, has its own clear vision of the future, albeit one which may turn out to be entirely wrong. Toyota, on the other hand, is running multiple parallel experiments. In my view, that’s a wise course of action when uncertainty is at such a high level. In the meantime, new players such as Rivian and Dyson are emerging alongside very different actors such as Waymo and Uber to further the disruption. In the face of this level of uncertainty, it can be a big mistake to try to test one single solution or even multiple hypotheses, a valid scientific method but one that can place unintended blinders on the experimenter.

Type Four problem-solving entails and even expects innovation, But, importantly, innovations can occur in Types One through Three situations, too. Effective Type One problem solving shouldn’t be dismissed as merely applying Band-Aids. Toyota’s Jidoka principle and practices enable extraordinary levels of operational stability and provide a foundation for Type Two root cause analysis when called for. The distinction between the two (Type One and Type Two) situations is clear and critical to keep things moving and apply problem solving effort at the right time in the right way. And, from there, Type Three target condition situations can be tackled with higher degrees of confidence and reliability. 

Thinking About the Why of the What of Problem-Solving

This illustration of Toyota’s famous “stop-the-line” andon system depicts a carefully designed process to enable effective type one problem solving, but the development of the system itself was a type three effort! With a target condition of enabling flow yet containing any problem or defect, the fixed-position line stop system engages each worker in identifying and responding to each problem as it occurs.  Despite hundred and even thousands of andon calls each day – with problems responded to one by one – overall flow is interrupted only a few minutes per shift.

It’s vital that in order to do so organizations must recognize the need to be free from the fear of acknowledging problems, and the need to create the conditions where each individual feels comfortable finding and tackling problems.

What we’re really talking about here is creating adaptive capacity, the deep capability of an organization to tackle anything that comes its way, any obstacle that comes between you and where you want to go. Problems are never truly “solved” forever; having solved one problem or resolved the challenges of one situation, the newly created condition will bring its own problems or set of issues. Problems are not resolved with “solutions” per se, but “countermeasures,” a nod to the fact that even apparent solutions inevitably create new problems, something our friend Steve Spear calls “temporary responses to specific problems that will serve until a better approach is found or conditions change.”

Tackling them one by one is what gives an organization capability for deep adaptability. Indeed, rather than problem solving, we could well call this entire practice “problem tackling.” It’s vital that in order to do so organizations must recognize the need to be free from the fear of acknowledging problems, and the need to create the conditions where each individual feels comfortable finding and tackling problems. Harvard Business School’s Amy Edmonson spoke recently here at LEI about the compelling findings of her research on workplace psychology safety: Check out her new book The Fearless Organization .

As for Lean Thinking and Practice , whether you start with the Lean Transformation Framework or with Toyota and its approaches to establishing an enterprise of lasting excellence or with Thomas Edison and his structured process of invention or Galileo’s revolutionary approach to science or Steve Jobs’ approach to innovating products that customers love, problem solving (or tackling!) is right there in the middle.

Don’t do slow thinking when you should do fast, don’t do fast thinking when you should do slow. Steve Spear

Steve Spear’s HBR article “ DNA of the Toyota Production System ” established lean thinking squarely within the long history of scientific methods of humans making things better for humans). Of late, Steve emphasizes the need to have different approaches to different problem situations. Recognize problems immediately and swarm to them when they occur. But, also, prepare proactively for future problems – which may be difficult to see or anticipate, especially system problems with multiple causes in play – before they happen.

If Daniel Kahneman’s thesis is correct or at least useful (I don’t know if it’s correct, but I think it’s very useful – check out his hugely influential book Thinking Fast and Slow ), then we need different thinking and different approaches for different situations (no analysis paralysis AND no jumping to conclusions!). As Steve succinctly put it to a public audience at LEI earlier this year (LEI offers occasional public lecture sessions):

“Don’t do slow thinking when you should do fast, don’t do fast thinking when you should do slow…” – Steve Spear in a public address at LEI, Winter 2018

Problem Definition Practice

Improve your ability to break down problems into their specific, actionable parts.

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lean problem solving en que situaciones puede aplicarse

About John Shook

John Shook learned about lean management while working for Toyota for 11 years in Japan and the U.S., helping it transfer production, engineering, and management systems from Japan to NUMMI and other operations around the world. While at Toyota’s headquarters, he became the company’s first American kacho (manager) in Japan.…

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